Checklist para organizar una carrera de 6 horas
Una carrera de 6 horas necesita bastante más que marcar un recorrido y abrir las inscripciones. Hay que cerrar permisos, seguro y recinto con antelación, preparar el sistema de cronometraje y coordinar a los voluntarios para que cada punto funcione durante toda la prueba. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios, desde la planificación del circuito hasta la inspección final, la entrega de dorsales y el avituallamiento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha del evento
2 personas
Trazar definitivamente el recorrido
3 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Reservar el recinto y el terreno
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Diseñar los dorsales
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Planificar puntos de control de tráfico
2 personas
Confirmar las reservas
Probar el equipo de cronometraje
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los participantes
Imprimir los dorsales
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir el material
3 personas
Inspeccionar el recorrido
3 personas
Marcar el recorrido
4 personas
Colocar el arco de salida y meta
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el punto de agua
3 personas
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
Abrir la inscripción
4 personas
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
Dar la salida
2 personas
Registrar los totales por ronda
4 personas
Vigilar el recorrido
6 personas
Servir agua y bebida isotónica
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Apoyar a los participantes
3 personas
Anunciar los resultados provisionales
Anunciar la última ronda
Registrar la meta
4 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Entregar premios
3 personas
Agradecer a los participantes
Seguimiento
Recoger el material del recorrido
4 personas
Desmontar carpas y mobiliario
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Publicar los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento
Comprobar el material de devolución
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 30
- Papeleracant. 8
- Mantelcant. 8
Equipo
- Arco de salida y meta
- Sistema electrónico de registro de tiempo
- Cronómetroscant. 6
- Portátil
- Impresora
- Teléfonos móvilescant. 6
- Walkie-talkiescant. 6
- Equipo de sonido
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 6
Iluminación
- Focos LED de obracant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Linternas frontalescant. 8
Material deportivo
- Conoscant. 30
- Cinta de recorridocant. 6
- Vallas de separacióncant. 12
- Flechas direccionalescant. 30
- Platos redondos
- Dorsalescant. 180
- Imperdiblescant. 400
- Cintas de medallacant. 160
- Tazas para los ganadorescant. 6
- Alfombrillas de paradacant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
Cocina
- Termoscant. 6
- Jarras de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas y cucharonescant. 12
- Bidones de aguacant. 8
Limpieza
- Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
- Escoba y recogedorcant. 3
- Fregonas y cuboscant. 3
- Escobillas de bañocant. 2
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Guantes de nitrilocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el recorrido antes de abrir las inscripciones. Comprueba los puntos de control de tráfico, coloca las flechas y calcula cuántos voluntarios necesitas en cada zona.
- Comprueba permisos y seguro varias semanas antes de la carrera. Sin estas confirmaciones, no conviene enviar la información definitiva a los participantes.
- Prueba el sistema electrónico de cronometraje con el portátil, la impresora y los cronómetros antes del día del evento. Ten también teléfonos móviles y walkie-talkies para resolver incidencias durante 6 horas.
- Prepara el material de carrera por categorías y revisa los dorsales, imperdibles, conos, cinta de recorrido, vallas y alfombrillas de parada el día anterior. Así no pierdes tiempo buscando piezas durante el montaje.
- Calcula el avituallamiento para toda la duración de la prueba y enfría las bebidas con antelación. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y prepara los aperitivos antes de que lleguen los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de 6 horas?
- Empieza varias semanas antes para fijar la fecha, reservar el recinto, tramitar permisos y contratar el seguro. Abre las inscripciones solo cuando el recorrido y las condiciones básicas estén confirmados.
- ¿Qué material hace falta para una carrera de 6 horas?
- Necesitas material de señalización y separación, dorsales e imperdibles, un arco de salida y meta, alfombrillas de parada y equipo de cronometraje. También hacen falta mesas, sillas, carpas, comunicación por radio y luces si el montaje o la prueba se prolongan con poca luz.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de 6 horas?
- El número depende de la longitud del recorrido y de los puntos de control de tráfico, pero asigna al menos una persona responsable por cada punto y añade un equipo de relevo. Planifica turnos antes del evento para evitar que alguien permanezca 6 horas seguidas en el mismo puesto.
- ¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?
- Envíala cuando el recorrido, los horarios, las reservas y las instrucciones de llegada estén confirmados, idealmente varios días antes de la carrera. Incluye también la información sobre dorsales, preferencias dietéticas y cualquier cambio por el pronóstico del tiempo.
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