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6-Stunden-Lauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein 6-Stunden-Lauf braucht deutlich mehr Vorbereitung als einen Start und eine markierte Runde. Strecke, Genehmigungen, Versicherung und Zeitmessung müssen früh feststehen; Helfer, Verpflegung und Teilnehmerinformationen folgen danach. Plane die letzten Tage für Kontrollen ein, nicht für Grundsatzentscheidungen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Streckenplanung bis zur Ausgabe der Startnummern und der Betreuung während des Laufs.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Veranstaltungsdatum festlegen

    2 Personen

  • Parcours endgültig abstecken

    3 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Location und Gelände reservieren

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Sponsoren ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Startnummern entwerfen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Verkehrsposten planen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Timingausrüstung testen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Startnummern drucken

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Material sammeln

    3 Personen

  • Parcours inspizieren

    3 Personen

  • Parcours markieren

    4 Personen

  • Start- und Zielbogen aufstellen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Wasserstation einrichten

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Tisch einrichten

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    3 Personen

  • Ton und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Startnummern bereitlegen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Anmeldung öffnen

    4 Personen

  • Startbriefing geben

    2 Personen

  • Startschuss geben

    2 Personen

  • Rundungszahlen erfassen

    4 Personen

  • Strecke überwachen

    6 Personen

  • Wasser und Sportgetränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Teilnehmer unterstützen

    3 Personen

  • Zwischenstände bekanntgeben

  • Letzte Runde ankündigen

  • Zieleinlauf registrieren

    4 Personen

  • Ergebnis prüfen

    2 Personen

  • Preise überreichen

    3 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

Nachbereitung

  • Parcoursmaterial sammeln

    4 Personen

  • Zelte und Möbel abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Dankesnachricht versenden

  • Rückgabematerial prüfen

    2 Personen

  • Geliehenes Material zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 30
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • TischdeckeAnz. 8

Ausstattung

  • Start- und Zielbogen
  • Elektronisches Zeiterfassungssystem
  • StoppuhrenAnz. 6
  • Laptop
  • Drucker
  • MobiltelefoneAnz. 6
  • FunkgeräteAnz. 6
  • Beschallungsanlage
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4
  • StirnlampenAnz. 8

Sportmaterial

  • KegelAnz. 30
  • StreckenbandAnz. 6
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • RichtungspfeileAnz. 30
  • Rundenschild
  • StartnummernAnz. 180
  • SicherheitsnadelnAnz. 400
  • MedaillenbänderAnz. 160
  • Becher für GewinnerAnz. 6
  • StoppmattenAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • Zangen und ServierlöffelAnz. 12
  • WasserkanisterAnz. 8

Reinigung

  • HanddesinfektionsständerAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 3
  • Mopps und EimerAnz. 3
  • ToilettenbürstenAnz. 2
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • NitrilhandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Strecke spätestens mehrere Wochen vor dem Termin endgültig fest und prüfe danach Genehmigungen, Versicherung sowie die Reservierung des Geländes. Änderungen an der Runde wirken sich direkt auf Beschilderung, Verkehrsposten und Zeitmessung aus.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Streckenlänge, Ablauf und Teilnahmeinformationen feststehen. Verschicke die finalen Hinweise spätestens einige Tage vor dem Lauf und erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen.
  • Plane Helfer nicht nur für Start und Ziel ein: Für einen sechs Stunden langen Lauf brauchst du feste Schichten für Verkehrsposten, Verpflegung, Rundenzählung und Wechselzeiten. Teile die Freiwilligen vorab mit konkreten Einsatzzeiten und Ansprechpartnern ein.
  • Teste das elektronische Zeiterfassungssystem, die Stoppuhren, den Laptop und den Drucker vor dem Veranstaltungstag gemeinsam. Lege zusätzlich Mobiltelefone und Funkgeräte bereit, damit Ausfälle oder Rückfragen auf der Strecke nicht an einer einzigen Person hängen.
  • Kontrolliere am Vortag Wetter, Parcours und Beleuchtung. Stelle Getränke kalt, bereite Snacks vor und prüfe, ob Start- und Zielbogen, Rundenschilder, Streckenband, Kegel, Absperrungen und Startnummern tatsächlich vor Ort sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen 6-Stunden-Lauf anmelden?
Beginne mit Termin, Strecke, Gelände, Genehmigungen und Versicherung mehrere Wochen vor dem Lauf. Öffne die Anmeldung erst, wenn diese Grundlagen geklärt sind, damit Teilnehmer verlässliche Informationen erhalten.
Wie viele Helfer braucht man für einen 6-Stunden-Lauf?
Die genaue Zahl hängt von Strecke und Teilnehmerzahl ab, aber plane mehrere Schichten statt einer durchgehenden Besetzung ein. Berücksichtige mindestens Start und Ziel, Zeitmessung, Verpflegung, Verkehrsposten und eine Reserve für Pausen oder Ausfälle.
Wann soll ich die Teilnehmerinformationen verschicken?
Verschicke die endgültigen Informationen einige Tage vor dem Lauf, sobald Wetter- und Streckenprüfung abgeschlossen sind. Nenne darin Startzeit, Anreise, Ablauf, Verpflegung, Regeln und den Umgang mit Startnummern.
Was muss ich am Tag vor dem 6-Stunden-Lauf vorbereiten?
Inspiziere den Parcours, kontrolliere die Beschilderung und teste die Zeitmessung. Stelle Getränke kalt, bereite Snacks vor, sammle das Material und drucke Teilnehmerliste sowie Startnummern, damit am Veranstaltungstag keine Büroarbeit den Aufbau verzögert.

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