Course de 12 heures : la checklist pour tout organiser
Une course de 12 heures se prépare bien avant l’arrivée des coureurs. Il faut verrouiller le parcours et les autorisations, puis organiser la sécurité, les inscriptions, les bénévoles et le ravitaillement. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, le matériel et les besoins alimentaires. Cette checklist regroupe les 51 tâches et 46 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le parcours
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver le lieu
Organiser l'assistance médicale
Vérifier l’assurance
Mesurer le parcours
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les dossards
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Événement
Tracer l’itinéraire
6 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le point d’eau
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Lancer officiellement la course
3 personnes
Assurer le suivi des tours et des horaires
4 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les repas
4 personnes
Tenir les postes du parcours
8 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer un éclairage supplémentaire
3 personnes
Informer les participants de l’heure de fin
2 personnes
Clore officiellement la course
3 personnes
Suivi
Vérifier les résultats
3 personnes
Remettre les prix et les médailles
3 personnes
Retirer le matériel du parcours
6 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 10
- Chaises pliantesqté 30
- Arche de départ et d’arrivée
- Poubellesqté 8
Matériel de sport
- Cônes de signalisationqté 80
- Barrières de fouleqté 20
- Flèches de directionqté 40
- Bornes kilométriquesqté 12
- Numéros de départqté 150
- Épingles de sûretéqté 300
- Cartes de poinçonnageqté 150
- Chronomètresqté 6
- Tableau rond
- Prixqté 6
- Médaillesqté 150
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 10
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Assiettes réutilisablesqté 180
- Couverts réutilisablesqté 180
Cuisine
- Carafes d’eauqté 12
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pinces de serviceqté 6
- Pains de glaceqté 30
Premiers secours
- Trousses de premiers secoursqté 3
- Couvertures isolantesqté 20
- Gants jetablesqté 50
- Pansements blisterqté 100
- Compresses froidesqté 20
Bureau
- Presse-papiersqté 8
- Stylosqté 30
- Papier d’impressionqté 250
- Étiquettes nominativesqté 100
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commence par fixer la date et mesurer le parcours au moins 8 à 12 semaines avant la course. Cette mesure sert aussi à placer les bornes kilométriques, les flèches et les points de contrôle.
- Ne laisse pas les autorisations, l’assurance et le plan de sécurité pour le dernier mois. Prévois au minimum 6 semaines pour obtenir les validations et adapter le dispositif médical si nécessaire.
- Pour une course de 12 heures, recrute les bénévoles par créneaux plutôt que pour toute la journée. Prépare une répartition écrite et imprime le déroulé afin que chaque équipe sache quand tenir l’inscription, le point d’eau ou le parcours.
- Demande les besoins alimentaires dès l’ouverture des inscriptions et arrête les quantités quelques jours avant l’événement. Refroidis les boissons la veille et vérifie que les glacières, thermos, gobelets et carafes sont disponibles.
- Le matin de la course, installe d’abord l’arche, le bureau d’inscription et le point d’eau, puis trace l’itinéraire avec les cônes, barrières et flèches. Garde les lampes LED et les lampes à piles accessibles pour les passages sombres ou une arrivée tardive.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une course de 12 heures ?
- Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, le lieu, le parcours et l’assistance médicale doivent être sécurisés avant d’ouvrir les inscriptions.
- Combien de bénévoles faut-il pour une course de 12 heures ?
- Le nombre dépend du parcours et des postes, mais prévois plusieurs équipes en rotation plutôt qu’un seul groupe pendant 12 heures. Répartis les bénévoles par créneaux et confirme leur présence au moins 2 semaines avant la course.
- Que prévoir pour le ravitaillement d’une course de 12 heures ?
- Prépare un point d’eau avec carafes, gobelets réutilisables, glacières et thermos, puis adapte les quantités au nombre d’inscrits et à la météo. Recueille les besoins alimentaires dès l’inscription et fais les courses quelques jours avant l’événement.
- Quand préparer les dossards et le matériel de course ?
- Prépare les dossards, les épingles, les cartes de poinçonnage et le tableau des résultats au plus tard la semaine précédente. Fais une vérification complète du matériel la veille, notamment les chronomètres, la sonorisation, les rallonges et l’éclairage.
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