Zo organiseer je een 12-uursloop

Een 12-uursloop organiseer je door veiligheid en logistiek vóór de promotie vast te leggen. Begin met datum, parcours en locatie, controleer daarna vergunningen, verzekering en medische ondersteuning. Pas als de route uitvoerbaar is, open je de inschrijving en werf je genoeg vrijwilligers voor wisselende posten. De laatste week draait om materiaal, weersverwachting en een draaiboek dat ook ’s avonds werkt. Zo voorkom je dat water, verlichting of bezetting pas tijdens de wedstrijd problemen oplevert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Locatie reserveren
4
Medische ondersteuning regelen
5
Verzekering controleren
6
Parcours opmeten
2 personen
7
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijfformulier openen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Draaiboek printen
16
Startnummers voorbereiden
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Materialen controleren
3 personen

Event

21
Route uitzetten
6 personen
22
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
25
Waterpost inrichten
3 personen
26
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
27
Geluidsinstallatie testen
2 personen
28
Deelnemers registreren
4 personen
29
Startnummers uitdelen
3 personen
30
Startbriefing geven
2 personen
31
Loop officieel starten
3 personen
32
Ronde- en tijdregistratie bijhouden
4 personen
33
Water en fruit uitdelen
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Eten serveren
4 personen
36
Parcoursposten bemannen
8 personen
37
Verlichting controleren
2 personen
38
Extra verlichting plaatsen
3 personen
39
Deelnemers informeren over eindtijd
2 personen
40
Loop officieel beëindigen
3 personen

Nazorg

41
Uitslagen controleren
3 personen
42
Prijzen en medailles uitdelen
3 personen
43
Parcoursmaterialen verwijderen
6 personen
44
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
45
Afval verzamelen
4 personen
46
Servies en materiaal reinigen
3 personen
47
Locatie schoonmaken
5 personen
48
Materialen inventariseren
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Uitslagen publiceren
51
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Start- en finishboog
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 20
Routepijlenaantal 40
Kilometerbordenaantal 12
Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 300
Stempelkaartenaantal 150
Stopwatchesaantal 6
Rondebord
Prijzenaantal 6
Medaillesaantal 150

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 180

Keuken

Waterkannenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 30

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Isolatiedekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 50
Blisterpleistersaantal 100
Koudekompressenaantal 20

Kantoor

Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Printpapieraantal 250
Naamstickersaantal 100

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours eerst vast en meet het volledig op. Bepaal daarna waar routepijlen, kilometerborden, verkeerskegels, dranghekken en de waterpost komen; wijzigingen op de wedstrijddag kosten veel tijd.
Plan de bezetting voor 12 uur in blokken, met overlap bij wissels. Reserveer per post een verantwoordelijke en houd extra vrijwilligers achter de hand voor ziekte, pauzes en onverwachte drukte.
Regel medische ondersteuning, verzekering en vergunningen voordat je de inschrijving opent. Controleer ook of de route ’s avonds voldoende zichtbaar is met ledlampen en batterijlantaarns.
Maak de inschrijfbalie de dag ervoor compleet met startnummers, veiligheidsspelden, stempelkaarten en stopwatches. Leg een geprinte deelnemerslijst en het draaiboek klaar, zodat je niet afhankelijk bent van één telefoon of laptop.
Koel dranken ruim vóór de start en richt waterposten in met waterkannen, herbruikbare bekers en afvalbakken. Controleer bij de laatste weersverwachting of partytenten, verlichting, geluidsinstallatie en verlengsnoeren extra bescherming of andere opstelling nodig hebben.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een 12-uursloop organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf. Vergunningen, locatie, medische ondersteuning en verzekering moeten geregeld zijn voordat je deelnemers werft; plan de definitieve route en vrijwilligersindeling uiterlijk 4 weken voor de start.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een 12-uursloop?: Reken op minimaal 2 mensen per bemande post per dienst, plus een coördinator en een reservegroep. Omdat de loop 12 uur duurt, werk je met meerdere shifts; maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig die 3 dagen voor het evenement.
Wat moet je regelen voor een 12-uursloop in het donker?: Controleer vóór de wedstrijddag de zichtbaarheid van de volledige route. Plaats verlichting bij start, finish, waterposten en lastige punten en test geluidsinstallatie, verlengsnoeren en batterijlantaarns minstens 2 uur voor de start.
Hoeveel drinken moet je voorzien bij een 12-uursloop?: Plan minimaal 2 drankmomenten per deelnemer per uur als uitgangspunt, en stem de voorraad af op het aantal inschrijvingen en de weersverwachting. Koel de dranken vooraf en houd extra water achter de hand voor een warme dag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.