Checklist para organizar una Carrera de 12 horas
Una Carrera de 12 horas necesita planificación por fases: primero se fijan la fecha, el recorrido y los permisos; después se organizan la seguridad, el equipo médico, los voluntarios y las inscripciones. En los días previos conviene cerrar las preferencias dietéticas, preparar dorsales y revisar todo el material. El día de la carrera, el montaje del arco, las mesas, la inscripción y el punto de agua debe seguir un orden claro. Esta checklist reúne las 51 tareas y 46 artículos del plan.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el recorrido
2 personas
Comprobar permisos
Reservar el lugar
Organizar apoyo médico
Comprobar el seguro
Medir el recorrido
2 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar los dorsales
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Evento
Trazar la ruta
6 personas
Colocar el arco de salida y meta
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar el punto de agua
3 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
Dar inicio oficial a la carrera
3 personas
Llevar el registro de vueltas y tiempos
4 personas
Repartir agua y fruta
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir la comida
4 personas
Supervisar los puestos del recorrido
8 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Colocar iluminación extra
3 personas
Informar a los participantes sobre la hora de finalización
2 personas
Dar por finalizada oficialmente la carrera
3 personas
Seguimiento
Comprobar los resultados
3 personas
Entregar premios y medallas
3 personas
Retirar los materiales del recorrido
6 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar la vajilla y el material
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 30
- Arco de salida y meta
- Papeleracant. 8
Material deportivo
- Conos de tráficocant. 80
- Vallas de control de multitudescant. 20
- Flechas de rutacant. 40
- Señales de kilómetrocant. 12
- Dorsalescant. 150
- Imperdiblescant. 300
- Tarjetas de selloscant. 150
- Cronómetroscant. 6
- Platos redondos
- Premioscant. 6
- Medallascant. 150
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 10
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Platos reutilizablescant. 180
- Cubiertos reutilizablescant. 180
Cocina
- Jarras de aguacant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Acumuladores de fríocant. 30
Primeros auxilios
- Botiquines de primeros auxilioscant. 3
- Mantas aislantescant. 20
- Guantes desechablescant. 50
- Apósitoscant. 100
- Compresas fríascant. 20
Oficina
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 30
- Papel de impresióncant. 250
- Pegatinas con nombrecant. 100
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el recorrido y los permisos antes de abrir las inscripciones. Medir el circuito y comprobar el seguro evita tener que cambiar la información enviada a los participantes.
- Prepara el plan de seguridad con antelación y confirma el apoyo médico antes del día de la carrera. Define quién coordina las vallas, los conos, las flechas de ruta y las incidencias.
- Asigna a cada voluntario un puesto y un horario, y entrega el plan de trabajo impreso. En una prueba de 12 horas conviene organizar los turnos antes de que empiecen a llegar los corredores.
- Haz una revisión final del material entre 24 y 48 horas antes. Comprueba especialmente dorsales, imperdibles, cronómetros, tarjetas de sellos, señales de kilómetro, cables, regletas y linternas.
- Monta primero la ruta y las zonas de circulación; después coloca el arco, las mesas, las sillas, el mostrador de inscripción y el punto de agua. Enfría las bebidas con tiempo y revisa el pronóstico antes de decidir la distribución de las carpas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Carrera de 12 horas?
- Empieza al menos 8-12 semanas antes. Los permisos, el seguro, el recorrido, el apoyo médico y los patrocinadores suelen requerir más tiempo que la compra del material.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una Carrera de 12 horas?
- Ábrelas cuando la fecha, el recorrido y los permisos estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo se prepara el material de una Carrera de 12 horas?
- Haz una comprobación completa entre 24 y 48 horas antes y prepara dorsales, señales, cronómetros y material de montaje. El día anterior también puedes enfriar las bebidas y agrupar el material por zonas.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una Carrera de 12 horas?
- El número depende del recorrido y de los puestos, pero planifica turnos para cubrir inscripción, punto de agua, ruta, seguridad y descansos durante 12 horas. Asigna suplentes antes del evento para no dejar ningún puesto vacío.
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