Que faut-il prévoir pour le Sommet de l’innovation ?

Pour le Sommet de l’innovation, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut prévoir l’accueil, l’installation des intervenants, les présentations et les pauses, avec du matériel disponible dès l’arrivée des premiers participants. Cette liste rassemble le mobilier, l’équipement technique, la vaisselle et le matériel de cuisine à acheter ou à emprunter. Ajuste les quantités au nombre d’inscrits et vérifie chaque élément avant la répétition technique.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoir d'accueil
Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 170
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 6
Portant de vestiaireqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Hotspot Wi-Fi

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères à caféqté 180
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateauxqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180
Brochures du programmeqté 180
Stylosqté 180
Blocs-notesqté 180
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Porte-noms des intervenantsqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilogrammes
- Thé noir - 8 cartons
- Tisane - 4 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Lait - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citron - 3 kilogrammes
- Spa Reine - 180 bouteilles
- Spa Rood - 90 bouteilles
- Cola - 30 bouteilles
- Cola Zero - 30 bouteilles
- Sinas - 20 bouteilles
- Jus de pomme - 20 litres
- Jus d'orange - 20 litres
- Vin blanc - 24 bouteilles
- Vin rouge - 18 bouteilles
- Rosé - 12 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 120 bouteilles
- Tonic - 24 canettes
- Bitter lemon - 24 canettes
- Jus de citron vert - 4 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Mini-quiches - 240 pièces
- Nems aux légumes - 180 pièces
- Miniwraps au poulet - 180 pièces
- Mini wraps houmous - 120 pièces
- Olives - 5 kilogrammes
- Noix mélangées - 5 kilogrammes
- Chips au paprika - 20 sachets
- Chips nature - 20 sachets
- Raisins - 12 kilogram
- Pommes - 120 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Petits pains au café - 200 pièces
- Croissants - 180 pièces
- Mini petits pains aux raisins - 120 pièces
- Sandwichs - 220 pièces
- Beurre doux - 3 kilogrammes
- Fromage jeune - 5 kilogrammes
- Fromage affiné - 4 kilogrammes
- Garniture de filet de poulet - 4 kilogram
- Houmous - 4 kilogrammes
- Crudités - 8 kilogrammes
- Salade verte - 12 kilogrammes
- Salade de tomates - 10 kilogrammes
- Salade de pâtes - 15 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 12 kilogrammes
- Pain pour le dîner - 15 kilogrammes
- Beurre aux herbes - 4 kilogram
- Plat chaud de légumes - 18 kilogram
- Plat de riz - 18 kilogram
- Curry végétarien - 15 kilogrammes
- Curry végétalien - 10 kilogrammes
- Plat de poulet - 18 kilogrammes
- Verres à dessert - 180 pièces
- Fruits frais pour dessert - 10 kilogrammes
- Crème fouettée - 4 litres
- Mayonnaise - 4 litres
- Ketchup - 4 litres
- Moutarde - 2 litres
- Huile d'olive - 3 litres
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Ail - 500 gram
- Liquide vaisselle - 5 liter
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux

Conseils

Compte une chaise par participant inscrit, puis ajoute 5 à 10 % de sièges de réserve pour les intervenants, les organisateurs et les inscriptions de dernière minute.
Prévois au moins un câble HDMI de secours et deux multiprises par zone technique. Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et le cliqueur pendant la répétition technique, au plus tard la veille.
Pour une pause café, compte environ deux gobelets ou tasses par personne sur la matinée et au moins une cuillère à café par personne. Les thermos et machines à café doivent être installés avant l’ouverture de l’accueil.
Prévois un verre à eau par participant et par service, avec 10 % supplémentaire pour les remplacements. Les verres à vin ne sont nécessaires que si le programme prévoit un service correspondant.
Regroupe les badges, programmes, brochures et fournitures d’accueil dans des bacs séparés. Prépare-les au moins la veille afin de ne pas chercher les câbles, rallonges ou pinces de service au moment de l’installation.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un sommet de l’innovation ?: Prévois une chaise par participant confirmé, puis ajoute 5 à 10 % de réserve. Pour 100 inscrits, cela représente 105 à 110 chaises, sans compter les besoins particuliers de la scène ou de l’accueil.
Combien de matériel audiovisuel faut-il pour les présentations ?: Prévois au minimum un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un cliqueur et un microphone par espace de présentation. Ajoute au moins un câble HDMI de secours, deux multiprises et une rallonge par zone technique.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour le catering ?: Compte un verre à eau par personne et par service, avec 10 % de réserve. Pour une pause café, prévois environ deux tasses par personne sur la matinée, ainsi qu’une cuillère à café par participant.
Quand acheter ou rassembler le matériel du sommet ?: Finalise la liste des courses au moins 7 jours avant l’événement et rassemble le matériel 1 à 2 jours avant. Effectue ensuite un test complet lors de la répétition technique, idéalement la veille.

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