Qué necesitas comprar para una cumbre de innovación

Una cumbre de innovación necesita más que un proyector y algunas sillas. La lista incluye mobiliario para recepción, ponentes y catering, equipos audiovisuales, conexión Wi‑Fi y material impreso para orientar a los asistentes. Calcula las cantidades a partir del número confirmado de participantes y ponentes, no de las inscripciones iniciales. Reserva o compra con varios días de margen, porque los micrófonos, la pantalla, las tazas y la vajilla suelen ser lo último que se comprueba.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostrador de recepción
Mesas plegablescant. 18
Sillascant. 170
Mesa de oradores
Taburetes de barcant. 12
Mesas de buffetcant. 6
Burra de camerinocant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentacióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Punto de acceso Wi-Fi

Vajilla

Copas de vinocant. 180
Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharillas de cafécant. 180
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejascant. 8

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 180
Portabadgescant. 180
Folletos del programacant. 180
Bolígrafoscant. 180
Bloc de notascant. 180
Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Señales direccionalescant. 12
Carteles con nombres de los ponentescant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras
- Granos de café - 4 kilogramo
- Té negro - 8 cajas
- Té de hierbas - 4 cajas
- Azúcar - 3 kilogramos
- Leche - 20 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Limón - 3 kilogramo
- Spa Blauw - 180 botellas
- Spa Rood - 90 botellas
- Cola - 30 botellas
- Cola Zero - 30 botellas
- Naranja - 20 botellas
- Zumo de manzana - 20 litros
- Zumo de naranja - 20 litros
- Vino blanco - 24 botellas
- Vino tinto - 18 botellas
- Rosado - 12 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 120 botellas
- Tónica - 24 latas
- Bitter lemon - 24 latas
- Zumo de lima - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Miniquiches - 240 unidades
- Rollitos de primavera vegetarianos - 180 unidades
- Mini wraps de pollo - 180 unidades
- Miniwraps de hummus - 120 unidades
- Aceitunas - 5 kilogramo
- Frutos secos mixtos - 5 kilogram
- Patatas fritas de pimentón - 20 bolsas
- Patatas fritas naturales - 20 bolsas
- Uvas - 12 kilogram
- Manzanas - 120 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Pastas de café - 200 unidades
- Croissants - 180 unidades
- Mini bollos de pasas - 120 unidades
- Bocadillos - 220 unidades
- Mantequilla - 3 kilogramos
- Queso joven - 5 kilogramos
- Queso curado - 4 kilogram
- Filete de pollo en lonchas - 4 kilogramos
- Hummus - 4 kilogramos
- Crudités - 8 kilogram
- Ensalada verde - 12 kilogramo
- Ensalada de tomate - 10 kilogram
- Ensalada de pasta - 15 kilogramo
- Ensalada de patata - 12 kilogramos
- Pan para la cena - 15 kilogramo
- Mantequilla de hierbas - 4 kilogramo
- Plato caliente de verduras - 18 kilogram
- Plato de arroz - 18 kilogram
- Curry vegetariano - 15 kilogram
- Curry vegano - 10 kilogramos
- Plato de pollo - 18 kilogram
- Vasitos de postre - 180 unidades
- Fruta fresca para el postre - 10 kilogramo
- Nata montada - 4 liter
- Mayonesa - 4 litros
- Ketchup - 4 litros
- Mostaza - 2 litros
- Aceite de oliva - 3 litros
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo - 500 gram
- Lavavajillas - 5 litros
- Pastillas para lavavajillas - 100 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos

Consejos

Calcula la vajilla según el servicio: reserva una copa de vino y un vaso de agua por asistente, más un 10 % de margen para roturas y reposición.
Para el café, prepara al menos una taza por persona durante la pausa y añade un 10 % si la jornada incluye una segunda pausa. Comprueba también cucharillas, termos y teteras.
Lleva un cable HDMI de repuesto, regletas y alargadores suficientes para cubrir la mesa de ponentes, el proyector y la mesa de mezclas. Prueba toda la cadena técnica durante el ensayo.
Prepara un punto de recepción con mostrador, etiquetas con nombres y folletos del programa. Imprime un 10 % más de etiquetas y programas que el número confirmado para cubrir cambios de última hora.
Confirma con el catering las preferencias dietéticas al menos 72 horas antes y coloca las mesas de buffet, bandejas y pinzas antes de que lleguen los asistentes. Así no tendrás que reorganizar la recepción durante la primera sesión.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para una cumbre de innovación?: Calcula una unidad por asistente para cada pieza que se use en un servicio y añade un 10 % de margen. Para una pausa con café, eso equivale como mínimo a una taza, una cucharilla y un plato por persona, además de vasos o copas según las bebidas previstas.
¿Cuánto café debo comprar para una cumbre?: Cuenta una taza por persona y por pausa, y añade un 10 % adicional. Si esperas 100 asistentes y habrá dos pausas, prepara al menos 220 servicios de café, sin olvidar agua, azúcar y leche si forman parte del servicio.
¿Cuándo debo reservar el equipo audiovisual?: Reserva el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces y la mesa de mezclas al menos 2 semanas antes. Programa un ensayo técnico entre 24 y 48 horas antes del evento y comprueba allí los cables HDMI, el portátil y el clic de presentación.
¿Cuántos folletos y etiquetas debo imprimir?: Imprime un folleto y una etiqueta por participante confirmado, más un 10 % de margen. Para 150 asistentes, prepara 165 unidades de cada uno y deja algunas etiquetas en blanco para cambios de nombre de última hora.

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