Einkaufsliste für den Innovationsgipfel

Bei einem Innovationsgipfel müssen Empfang, Vorträge, Pausen und Catering gleichzeitig funktionieren. Neben Beamer, Leinwand und Mikrofonen werden oft kleine Dinge wie HDMI-Kabel, Kaffeelöffel oder zusätzliche Verlängerungskabel zu spät eingeplant. Rechnen Sie Getränke und Geschirr anhand der Teilnehmerzahl und prüfen Sie die Technik spätestens bei der Generalprobe. Diese Einkaufsliste hilft Ihnen, Ausstattung und Verbrauchsmaterial rechtzeitig zusammenzustellen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Empfangstresen
KlappischeAnz. 18
StühleAnz. 170
Rednertisch
BarhockerAnz. 12
BuffetischeAnz. 6
Umkleideraum-GarderobeAnz. 2

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
WLAN-Hotspot

Geschirr

WeingläserAnz. 180
WassergläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 180
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
TablettsAnz. 8

Dekoration

NamensschilderAnz. 180
BadgehalterAnz. 180
ProgrammhefteAnz. 180
StifteAnz. 180
NotizblöckeAnz. 180
TischläuferAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
WegweiserAnz. 12
Namensschilder für SprecherAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
PutzeimerAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 3
WischmoppsAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 4 Kilogramm
- Schwarzer Tee - 8 Packungen
- Kräutertee - 4 Kartons
- Zucker - 3 Kilogramm
- Milch - 20 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Zitrone - 3 Kilogramm
- Spa Blauw - 180 Flaschen
- Spa Rood - 90 Flaschen
- Cola - 30 Flaschen
- Cola Zero - 30 Flaschen
- Sinas - 20 Flaschen
- Apfelsaft - 20 Liter
- Orangensaft - 20 Liter
- Weißwein - 24 Flaschen
- Rotwein - 18 Flaschen
- Rosé - 12 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Bier - 120 Flaschen
- Tonic - 24 Dosen
- Bitter Lemon - 24 Dosen
- Limettensaft - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Miniquiches - 240 Stück
- Gemüsefrühlingsrollen - 180 Stück
- Miniwraps mit Huhn - 180 Stück
- Miniwraps Hummus - 120 Stück
- Oliven - 5 Kilogramm
- Gemischte Nüsse - 5 Kilogramm
- Paprikachips - 20 Tüten
- Naturchips - 20 Tüten
- Trauben - 12 Kilogramm
- Äpfel - 120 stuks
- Bananen - 80 Stück
- Kaffeekuchen - 200 Stück
- Croissants - 180 Stück
- Mini-Rosinenbrötchen - 120 Stück
- Brötchen - 220 Stück
- Süßrahmbutter - 3 Kilogramm
- Junger Käse - 5 Kilogramm
- Gereifter Käse - 4 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 4 Kilogramm
- Hummus - 4 Kilogramm
- Rohkost - 8 Kilogramm
- Grüner Salat - 12 Kilogramm
- Tomatensalat - 10 Kilogramm
- Pastasalat - 15 Kilogramm
- Kartoffelsalat - 12 Kilogramm
- Brot zum Abendessen - 15 Kilogramm
- Kräuterbutter - 4 kilogramm
- Warmer Gemüseauflauf - 18 Kilogramm
- Reisgericht - 18 Kilogramm
- Vegetarisches Curry - 15 Kilogramm
- Veganes Curry - 10 Kilogramm
- Hähnchengericht - 18 kilogramm
- Dessertgläser - 180 Stück
- Frisches Obst für Dessert - 10 Kilogramm
- Schlagsahne - 4 Liter
- Mayonnaise - 4 Liter
- Ketchup - 4 Liter
- Senf - 2 Liter
- Olivenöl - 3 Liter
- Salz - 1 Kilogramm
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Knoblauch - 500 Gramm
- Spülmittel - 5 Liter
- Spülmaschinentabs - 100 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Servietten - 500 Stück
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen

Tipps

Planen Sie pro Teilnehmer mindestens ein Wasserglas und für jede geplante Kaffeepause eine Kaffeetasse ein. Bei mehreren Pausen brauchen Sie entweder ausreichend Geschirr oder eine Spülmöglichkeit vor Ort.
Halten Sie für Präsentationen mindestens ein HDMI-Kabel als Reserve bereit und testen Sie Laptop, Beamer, Leinwand und Präsentationsklicker gemeinsam während der technischen Generalprobe.
Rechnen Sie bei einer eintägigen Veranstaltung mit mindestens zwei Getränken pro Person in der ersten Stunde und weiteren ein bis zwei Getränken je Veranstaltungsstunde. Wasser sollte während des gesamten Programms sichtbar bereitstehen.
Bestellen Sie Teller, Bestecksets und Servierschalen nicht nur für das erwartete Mittagessen, sondern zusätzlich für Sonderportionen und Nachschlag. Eine Reserve von etwa 10 Prozent verhindert Engpässe beim Buffet.
Sammeln Sie Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Gipfel und geben Sie die Diätliste anschließend an den Caterer weiter. Beschriften Sie Sondergerichte beim Aufbau deutlich, damit sie nicht versehentlich vertauscht werden.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Innovationsgipfel?: Für die Grundausstattung benötigen Sie Empfangstresen, Sitzmöbel, Rednertisch, Buffetische, Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker und Mikrofone. Ergänzen Sie Lautsprecher, Mischpult, Verlängerungskabel, WLAN-Hotspot sowie Gläser, Geschirr und Kaffeestation.
Wie viele Gläser brauche ich pro Teilnehmer?: Planen Sie mindestens ein Wasserglas pro Person und zusätzlich etwa ein Weinglas pro Person, wenn Wein ausgeschenkt wird. Bei fehlender Spülmöglichkeit sollten Sie je Glasart rund 10 bis 20 Prozent Reserve einplanen.
Wie viel Geschirr brauche ich für das Catering?: Rechnen Sie pro Teilnehmer mit einem Teller, einem Besteckset und je nach Menü einem zusätzlichen Teller für Dessert oder Nachschlag. Für ein Buffet sind außerdem Servierschalen und Servierzangen nötig; eine Reserve von 10 Prozent ist sinnvoll.
Wann muss die Technik für den Innovationsgipfel bereitstehen?: Die komplette Technik sollte spätestens am Vortag aufgebaut oder mindestens einige Stunden vor Einlass verfügbar sein. Planen Sie eine technische Generalprobe mit Laptop, Beamer, Mikrofonen, Lautsprechern, Mischpult und Präsentationsklicker ein.

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