Que faut-il prévoir pour une soirée des poètes ?

Une soirée des poètes demande plus qu’un micro et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil, l’espace de lecture, les boissons chaudes, les collations et une installation audio fiable. Cette liste rassemble les achats et le matériel à réunir pour recevoir les poètes et le public dans de bonnes conditions. Prévoyez aussi les petits indispensables souvent oubliés : multiprises, câbles, badges, ruban adhésif et sacs-poubelle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 6
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Bougeoirsqté 10
Bougies LEDqté 20
Affiches de poésieqté 12
Badges nominatifsqté 20

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Ciseauxqté 2
Ruban adhésifqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Sachets de thé - 100 pièces
- Chocolat chaud - 2 liter
- Sucre - 1 kilogramme
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 6 pièces
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus de raisin - 2 briques
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Mini bretzels - 3 sacs
- Olives - 3 bocaux
- Dés de fromage - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 4 kilogrammes
- Concombres - 4 pièces
- Carottes - 2 kilogrammes
- Houmous - 6 barquettes
- Baguettes - 8 pièces
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Beurre doux - 500 grammes
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Spray nettoyant - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez une tasse et un verre par personne attendue, puis ajoutez environ 10 % de marge pour éviter de manquer de vaisselle pendant la soirée.
Pour le café et le thé, préparez au moins un service complet avant l’arrivée du public et gardez un thermos rempli pour les pauses entre les lectures.
Comptez un microphone par intervenant actif si plusieurs poètes lisent ensemble ; prévoyez aussi un pied de micro et un câble audio pour chaque microphone utilisé.
Réservez une table pour la prise de parole et une autre pour l’accueil. Gardez les badges nominatifs, les affiches et le ruban adhésif à portée de main plutôt que dans les cartons de rangement.
Testez la sonorisation au moins 60 minutes avant l’ouverture : microphone, table de mixage, câbles et multiprises doivent être vérifiés ensemble, pas séparément.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une soirée des poètes ?: Prévoyez les boissons, le café, le thé, les collations, la vaisselle et les éléments d’accueil. Il faut également réunir le matériel audio, l’éclairage, la décoration et les fournitures de nettoyage indiqués dans la liste.
Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?: Comptez au minimum 1 verre et 1 tasse par invité, avec une marge de 10 % pour les échanges ou la casse. Pour 40 personnes, cela représente environ 44 verres et 44 tasses.
Quand préparer le café et refroidir les boissons ?: Refroidissez les boissons quelques heures avant l’ouverture, selon la capacité des glacières. Préparez le premier café et le thé juste avant l’accueil, puis gardez une réserve dans un thermos pour la suite.
Combien de temps avant faut-il tester le microphone ?: Faites un test complet au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez chaque microphone, les pieds, les câbles, la table de mixage et les multiprises avec les réglages réellement utilisés pendant les lectures.

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