Qué necesitas para organizar una noche de poetas
Una noche de poetas necesita más que poemas y sillas. Esta lista reúne lo necesario para recibir al público, preparar el espacio de lectura y mantener el servicio de café, té y aperitivos durante el programa. Calcula el material según el número de asistentes y revisa con tiempo el sonido, la iluminación y la mesa de recepción. Los detalles que suelen retrasarse son los cables, los soportes para micrófono, las tarjetas de nombre y las bebidas frías.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Percherocant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 8
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 6
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Portavelascant. 10
- Velas LEDcant. 20
- Pósters de poesíacant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 20
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tijerascant. 2
- Cinta adhesivacant. 4
Limpieza
- Papelelerascant. 4
- Aspiradora
Catering
- Compras
- Café - 2 paquetes
- Bolsitas de té - 100 unidades
- Chocolate caliente - 2 litros
- Azúcar - 1 kilogramo
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Limones - 6 unidades
- Agua mineral sin gas - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 6 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de uva - 2 paquetes
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Mix de snacks salados - 3 bolsas
- Mini pretzels - 3 bolsas
- Aceitunas - 3 tarros
- Cubos de queso - 2 kilogram
- Uvas - 3 kilogramos
- Manzanas - 4 kilogram
- Pepinos - 4 unidades
- Zanahorias - 2 kilogramo
- Hummus - 6 envases
- Barras de pan - 8 unidades
- Queso crema - 1 kilogramo
- Mantequilla - 500 gramos
- Galletas - 6 paquetes
- Brownies - 60 unidades
- Servilletas de papel - 200 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Spray de limpieza - 2 botellas
- Esponjas - 6 unidades
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
Consejos
- Calcula una silla por asistente y añade entre un 5 y un 10 % extra para cambios de última hora. Reserva también una mesa para los oradores y otra para recepción.
- Para el primer tramo del encuentro, calcula dos o tres bebidas por persona y enfría una parte con antelación. Las neveras portátiles y los termos evitan que el servicio dependa de una sola mesa.
- Prueba altavoces, micrófonos, mesa de mezclas y cables al menos 2 horas antes de la llegada del público. Comprueba también que haya una regleta disponible cerca del equipo.
- Prepara una taza para cada persona que vaya a tomar café o té y deja algunas unidades extra. Coloca tazas, vasos, platos, cubiertos y bandejas antes de empezar para no interrumpir las lecturas.
- Imprime el programa, la información de los poetas y los carteles antes del día del evento. Lleva cinta adhesiva, tijeras y tarjetas de nombre; son pequeños materiales que suelen faltar cuando ya está montado el espacio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una noche de poetas?
- Prepara una silla por persona invitada y añade entre un 5 y un 10 % de reserva. Para 40 asistentes, por ejemplo, calcula entre 42 y 44 sillas.
- ¿Cuándo debo probar el micrófono y los altavoces?
- Haz una primera prueba el día anterior si es posible y repite la comprobación al menos 2 horas antes de abrir. Revisa el volumen, los cables, los soportes y la posición de los altavoces.
- ¿Cuántas tazas y vasos hacen falta?
- Calcula una taza por cada persona que vaya a tomar café o té y un vaso por asistente, con un 10 % adicional. Para 30 personas, prepara al menos 33 unidades de cada tipo.
- ¿Qué debo preparar el día anterior?
- Deja listas las invitaciones, el programa, la información de los poetas, las tarjetas de nombre y los carteles. También puedes enfriar las bebidas y revisar la lista de compras entre 24 y 48 horas antes.
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