La liste de courses pour une soirée d'information

Pour une soirée d'information, les achats ne se limitent pas au café et aux sandwichs. Il faut aussi prévoir l'accueil, l'orientation des participants et le matériel nécessaire aux présentations. Cette liste vous aide à regrouper les fournitures par usage, à vérifier les quantités et à éviter les oublis de dernière minute. Basez les volumes sur le nombre d'inscrits, en gardant une petite marge pour les arrivées imprévues.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Table d'inscription
Tables d’informationqté 8
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Cliques de présentationqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Cuillères à caféqté 120
Pinces de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Plateauxqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Brochures du programmeqté 140
Panneaux directionnelsqté 12
Nappesqté 12
Colle repositionnableqté 4
Marqueursqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 1 boîte
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sandwichs - 120 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Jambon arrière - 3 kilogram
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais aux herbes - 2 kilogrammes
- Laitue - 2 kilogrammes
- Concombres - 10 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Chips nature - 6 sachets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Snacks salés - 4 sachets
- Biscuits au beurre - 8 paquets
- Spéculoos - 4 paquets
- Biscuits sans gluten - 3 paquets
- Biscuits vegan - 3 paquets
- Serviettes en papier - 6 paquets
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 2 paquets
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet

Conseils

Prévoyez au moins un badge nominatif par participant inscrit, plus 5 à 10 % de réserve pour les inscriptions tardives et les erreurs d'impression. Préparez les marqueurs avant l'ouverture de la table d'inscription.
Comptez deux tasses à café par personne si la rencontre dure plusieurs heures, et prévoyez suffisamment de cuillères. Pour l'eau, une carafe par table ou par groupe de 8 à 10 personnes facilite le service.
Pour les sandwichs et les snacks, achetez une portion par participant, puis ajoutez environ 10 % si les inscriptions ne sont pas définitives. Les besoins alimentaires recueillis à l'inscription doivent être vérifiés avant les courses.
Vérifiez le matériel de présentation au moins la veille : ordinateur portable, projecteur, écran, rallonges, multiprises et clique de présentation. Une rallonge supplémentaire peut éviter qu'une table ou un projecteur soit placé trop loin d'une prise.
Prévoyez des panneaux directionnels dès l'entrée, ainsi que des brochures du programme en quantité égale au nombre d'inscrits, avec 5 à 10 % d'exemplaires en plus. La colle repositionnable permet de les fixer sans détériorer les surfaces.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une soirée d'information ?: Prévoyez un badge par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 80 inscrits, cela représente environ 84 à 88 badges.
Quelle quantité de café acheter pour une soirée d'information ?: Comptez environ deux tasses de café par personne pour une rencontre de plusieurs heures. Pour 50 participants, prévoyez donc autour de 100 tasses, avec suffisamment de café, de tasses et de cuillères pour le service.
Combien de sandwichs et de snacks prévoir par personne ?: Prévoyez une portion de sandwich ou de snack par participant, puis ajoutez environ 10 % de marge. Pour 60 personnes, achetez environ 66 portions et adaptez la sélection aux besoins alimentaires signalés.
Quand vérifier le matériel de présentation ?: Faites un contrôle complet au moins la veille de la soirée. Testez l'ordinateur, le projecteur, l'écran, les branchements et les présentations, puis gardez une rallonge et une multiprise de secours disponibles.

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