Einkaufsliste für den Informationsabend

Für einen Informationsabend brauchst du mehr als Kaffee und einen Beamer. Neben Getränken und Snacks müssen auch Anmeldung, Namensschilder, Programmhefte und die Präsentationstechnik funktionieren. Plane die Mengen nach der Zahl der angemeldeten Gäste und halte bei Getränken etwas Reserve bereit. Diese Einkaufsliste hilft dir, fehlende Kleinteile wie Verlängerungskabel, Kleber oder Servierzangen rechtzeitig zu erkennen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
Registrierungstisch
InformationstischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

LaptopAnz. 2
ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
TellerAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServierzangenAnz. 6
ServierschalenAnz. 8
TablettsAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 140
Wegweiser-SchilderAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
KleberAnz. 4
StifteAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
PutzlappenAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 1 Karton
- Stilles Wasser - 12 Flaschen
- Sprudelwasser - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Liter
- Orangensaft - 6 Liter
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Brötchen - 120 Stück
- Butter - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 4 Kilogramm
- Hintere Schinken - 3 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Kräuterfrischkäse - 2 Kilogramm
- Salat - 2 Kilogramm
- Gurken - 10 Stück
- Tomaten - 3 Kilogramm
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Trauben - 4 Kilogramm
- Naturchips - 6 Tüten
- Paprikachips - 6 Tüten
- Salzgebäck - 4 Tüten
- Butterkekse - 8 Packungen
- Spekulatius - 4 Packungen
- Glutenfreie Kekse - 3 Packungen
- Vegane Kekse - 3 Packungen
- Papier-Servietten - 6 Packungen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen
- Müllbeutel - 4 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Schwämme - 2 Packungen
- Geschirrspültabs - 1 Packung

Tipps

Plane pro teilnehmender Person mindestens 2 Kaffeetassen, 1 Wasserglas und 1 Teller ein. So reicht das Geschirr auch bei Nachschub und Zwischenpausen, ohne dass sofort gespült werden muss.
Rechne für den ersten Veranstaltungsteil mit etwa 0,5 Litern Wasser pro Person sowie 2 bis 3 Heißgetränken. Stelle zusätzlich mindestens eine Wasserkanne pro 10 Gäste bereit.
Besorge Namensschilder, Stifte und Programmhefte spätestens 3 Tage vorher. Bei 40 erwarteten Gästen solltest du mindestens 45 Namensschilder und Hefte vorbereiten.
Prüfe die Präsentationstechnik mindestens 24 Stunden vor Beginn: Laptop, Projektor, Leinwand, Präsentationsklicker und beide Verlängerungskabel müssen zusammen funktionieren.
Kaufe Brötchen und Snacks erst nach der Anmeldefrist und plane etwa 1 bis 2 kleine Portionen pro Person. Berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche und beschrifte besondere Angebote sichtbar.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Informationsabend an Technik?: Mindestens einen Laptop, einen Projektor, eine Projektionsleinwand und einen Präsentationsklicker. Plane außerdem 2 Verlängerungskabel ein und teste alle Geräte spätestens 24 Stunden vor Beginn.
Wie viel Kaffee und Wasser brauche ich pro Gast?: Rechne für den ersten Veranstaltungsteil mit 2 bis 3 Tassen Kaffee oder Tee und etwa 0,5 Litern Wasser pro Person. Halte zusätzlich rund 10 Prozent Reserve bereit, besonders bei Veranstaltungen am Vormittag.
Wie viele Namensschilder und Programmhefte sollte ich vorbereiten?: Bereite für jede angemeldete Person ein Namensschild und ein Programmheft vor. Drucke zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve, also bei 40 Gästen jeweils 42 bis 44 Exemplare.
Wann muss ich die Sachen für den Informationsabend einkaufen?: Besorge haltbare Materialien wie Namensschilder, Kleber, Stifte und Wegweiser spätestens 3 Tage vorher. Getränke, Snacks und frische Brötchen kaufst du nach Möglichkeit am Veranstaltungstag oder am Vorabend.

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