Boodschappenlijst voor een informatieavond
Voor een informatieavond heb je meer nodig dan koffie en een projector. Bezoekers moeten zich vlot kunnen registreren, hun weg vinden en tijdens het programma kunnen zitten, luisteren en iets drinken. Gebruik de spullenlijst om techniek, servies, presentatie- en bewegwijzeringsmateriaal vooraf te verzamelen. Controleer daarnaast of je genoeg naamkaartjes, programmafolders, verlengkabels en afvalbakken hebt voor het verwachte aantal bezoekers. Zo voorkom je dat je op de avond zelf nog moet improviseren.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Reken voor koffie en thee op minimaal 2 kopjes per bezoeker en neem extra waterglazen mee voor sprekers en bezoekers. Zet minstens één waterkan per informatie- of presentatieruimte klaar.
- Plan per bezoeker één stoel en houd 5 tot 10 extra stoelen apart voor late aanmeldingen of begeleiders. Controleer vóór het klaarzetten of alle stoelen in de gekozen ruimte passen.
- Test laptop, projector, projectiescherm en presentatieklikker uiterlijk 2 uur voor de start samen. Leg per gebruikte ruimte minimaal één verlengkabel en één stekkerdoos klaar; die worden vaak pas bij het aansluiten gemist.
- Maak naamkaartjes en programmafolders op basis van de aanmeldingen en print 10 procent extra. Leg daarnaast stiften en plakgum bij de registratietafel, zodat ontbrekende of gewijzigde namen direct kunnen worden aangepast.
- Zet wegwijzerborden al vóór de eerste bezoekers buiten de zaal en bij kruisingen in het gebouw. Reserveer per bezoekersstroom minstens één zichtbaar bord en plaats afvalbakken bij de koffie- en informatietafels.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel koffie heb ik nodig voor een informatieavond?
- Reken op 2 kopjes per persoon bij een avond van ongeveer 2 uur. Voor 50 bezoekers betekent dat minimaal 100 kopjes; plan extra koffie als er ook vóór de start een ontvangst is.
- Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een informatieavond?
- Zet voor elke aangemelde bezoeker één stoel klaar en voeg 5 tot 10 extra stoelen toe. Bij 80 aanmeldingen kom je dus uit op 85 tot 90 stoelen.
- Wanneer moet ik de techniek voor een informatieavond testen?
- Test laptop, projector, scherm en presentatieklikker uiterlijk 2 uur vóór aanvang. Controleer ook of iedere presentatie opent en leg verlengkabels en stekkerdozen direct op hun plek.
- Hoeveel naamkaartjes en programmafolders moet ik printen?
- Print één naamkaartje en één programmafolder per aangemelde bezoeker, plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 60 aanmeldingen zijn dat 66 van elk; zo kun je last-minute bezoekers opvangen.