Qué necesitas para una noche informativa

Una noche informativa necesita más que sillas y un proyector. Hay que prever el registro, las presentaciones, el café, los tentempiés y la orientación de los asistentes desde la entrada hasta el aula. Usa esta lista para comprobar qué debes comprar, reservar o llevar antes de abrir las puertas. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un pequeño margen para imprevistos.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesa de registro
Mesas informativascant. 8
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Equipo

Portátilcant. 2
Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 120
Cucharillascant. 120
Pinzas de servircant. 6
Bandejas de servircant. 8
Bandejascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Neveras portátilescant. 4

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 120
Folletos del programacant. 140
Señales de orientacióncant. 12
Mantelescant. 12
Masilla adhesivacant. 4
Rotuladorescant. 12

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 1 caja
- Agua sin gas - 12 botellas
- Agua con gas - 8 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Bocadillos - 120 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso joven - 4 kilogram
- Jamón cocido - 3 kilogramo
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso crema con hierbas - 2 kilogram
- Lechuga - 2 kilogram
- Pepinos - 10 unidades
- Tomates - 3 kilogram
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Uvas - 4 kilogramos
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Snacks salados - 4 bolsas
- Galletas de mantequilla - 8 paquetes
- Speculaas - 4 paquetes
- Galletas sin gluten - 3 paquetes
- Galletas veganas - 3 paquetes
- Servilletas de papel - 6 paquetes
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
- Bolsas de basura - 4 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Esponjas - 2 paquetes
- Pastillas para lavavajillas - 1 paquete

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y deja agua disponible durante toda la sesión. Prepara al menos una jarra por cada 10 asistentes.
Para el punto de café, cuenta una taza por persona y añade un 10 % extra. Si la recepción dura más de una hora, prevé también té, cucharillas y termos de reposición.
Prepara una silla por asistente confirmado y añade entre 5 y 10 sillas libres para ponentes, acompañantes o cambios de última hora. Comprueba la disposición en el aula el mismo día.
Imprime los folletos del programa y las tarjetas de nombre como mínimo un día antes. Lleva un 10 % adicional de cada material para corregir errores o cubrir nuevas inscripciones.
Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los cables y los pulsadores al menos 60 minutos antes de la llegada del público. Coloca las señales de orientación antes de montar la mesa de registro para que nadie tenga que preguntar dónde ir.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para una noche informativa?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y agua para el resto del encuentro. Añade aproximadamente un 10 % extra para cubrir asistentes que llegan sin inscripción o consumos mayores.
¿Cuánto café debo preparar para los asistentes?: Prepara una taza por persona y reserva un 10 % adicional. Para 40 asistentes, por ejemplo, calcula unas 44 tazas y suficiente café, té y agua caliente para reponer durante la pausa.
¿Cuándo debo imprimir los folletos y las tarjetas de nombre?: Hazlo al menos 24 horas antes de la noche informativa, cuando la lista de inscripciones esté revisada. Imprime un 10 % extra para cambios de última hora y errores de escritura.
¿Cuándo hay que probar el equipo de presentación?: Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes de recibir al público. Comprueba cada presentación, el sonido si se utiliza, la conexión del portátil, los cables, el proyector y el pulsador.

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