Que faut-il prévoir pour une soirée culturelle ?

Une soirée culturelle combine généralement accueil, restauration, présentation et exposition : le matériel à prévoir dépasse donc la simple vaisselle. Cette liste vous aide à réunir les éléments nécessaires pour les tables, le service, le café, les œuvres et les interventions. Pensez aussi aux quantités selon le nombre de participants, aux besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions et au matériel technique confirmé avec les prestations. Les oublis les plus fréquents concernent les verres, les cintres, les badges et les solutions de conservation au frais.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 4
Tabouretsqté 12
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Murs d’expositionqté 6
Éléments de podiumqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à gâteauqté 100
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 80
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 12
Thermoboxesqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Câbles de haut-parleurqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban pour câblesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampadairesqté 4

Décoration

Tissus colorésqté 8
Guirlandes en papierqté 12
Vasesqté 8
Chemins de tableqté 10
Cadres photoqté 12
Presse-papiersqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4
Stylosqté 30
Badges nominatifsqté 100
Panneaux du programmeqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Poubellesqté 8

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilogrammes
- Sachets de thé noir - 80 pièces
- Sachets de tisane - 40 pièces
- Chocolat chaud - 6 litres
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Miel - 2 pots
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Bulles sans alcool - 4 bouteilles
- Citrons - 12 pièces
- Citrons verts - 12 pièces
- Menthe fraîche - 6 bottes
- Glaçons - 12 kilogrammes
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Mini wraps - 120 pièces
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Blanc de poulet fumé - 1 kilogramme
- Tartinade végétarienne - 1 kilogramme
- Concombres - 10 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Poivrons - 2 kilogrammes
- Roquette - 8 sacs
- Carottes - 2 kilogrammes
- Branches de céleri - 4
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mandarines - 50 pièces
- Mélange de baies - 2 kilogrammes
- Noix non salées - 1 kilogramme
- Raisins secs - 500 grammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Olives - 2 kilogrammes
- Gressins salés - 6 sachets
- Crackers de riz - 6 paquets
- Mini-quiches - 120 pièces
- Nems végétariens - 120 pièces
- Falafel - 2 kilogrammes
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sauce au houmous - 2 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Épices pour baguette - 1 paquet
- Beurre - 1 kilogramme
- Confiture - 3 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Mini chaussons aux pommes - 100 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 200 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Éponges - 10 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 8 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau et un verre à vin par participant, puis ajoutez 10 % de réserve pour les échanges, les chutes et la casse.
Pour le café, comptez une tasse par personne et prévoyez plusieurs thermos ou une machine adaptée afin d’éviter une file d’attente pendant les changements de programme.
Réservez les tables et les chaises dès que la liste des participants est stabilisée ; ajoutez des tables hautes et des tabourets si l’accueil ou les échanges se font debout.
Pour une exposition, vérifiez plusieurs jours avant l’ouverture le nombre de murs d’exposition, de portants et de cintres nécessaires à chaque œuvre, puis marquez la zone de la scène au sol.
Gardez les plats préparés à l’avance dans des glacières ou des thermoboxes et prévoyez des plateaux de service séparés pour le salé, le sucré et les boissons.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une soirée culturelle ?: Prévoyez un verre à eau et un verre à vin par participant, avec environ 10 % de réserve. Pour 50 personnes, cela représente 55 verres de chaque type si les deux boissons sont servies.
Quand acheter le matériel pour une soirée culturelle ?: Faites l’inventaire et réservez le mobilier, la vaisselle et le matériel technique 2 à 3 semaines avant la date. Faites les courses de produits frais 1 à 2 jours avant, après avoir confirmé les besoins alimentaires.
Que faut-il prévoir pour une exposition pendant la soirée ?: Comptez un support adapté par œuvre : mur d’exposition, portant ou élément de podium selon le format. Préparez aussi les cintres nécessaires et vérifiez l’installation au moins 1 jour avant l’ouverture.
Combien de tasses et de café faut-il pour 50 personnes ?: Prévoyez 50 tasses, plus 5 à 10 tasses de réserve. Pour une pause-café, comptez environ 2 tasses par personne si le service reste ouvert pendant toute la soirée, soit environ 100 portions.

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