La liste de courses pour organiser un salon du livre

Un salon du livre demande plus que des tables et des livres : il faut aussi prévoir l’accueil, les paiements, les impressions et les pauses. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emprunter pour installer les stands, orienter les visiteurs et servir boissons et en-cas. Prévoyez les consommables en fonction du nombre d’exposants et de visiteurs attendus. Les éléments oubliés sont souvent les rallonges, l’argent liquide et les supports imprimés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 32
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Portantsqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Carafesqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 16

Décoration

Nappesqté 32
Chemins de tableqté 16
Panneaux de stand de livresqté 32
Panneaux d’informationqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Presse-papiersqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6

Bureau

Stylosqté 40
Crayonsqté 20
Marqueurs permanentsqté 12
Rouleaux de papierqté 6
Blocs-notesqté 12
Dévidoirs de ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Calculatricesqté 3
Caisses à monnaieqté 2
Braceletsqté 300
Autocollants numérotésqté 400
Badges nominatifsqté 100
Distributeurs de papierqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 3

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 8
Passe-câblesqté 12
Lampes de pocheqté 4
Trousse de premiers secours

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Thé - 200 sachets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 briques
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 12 sacs
- Viennoiseries au café - 120 pièces
- Mini-croissants - 100 pièces
- Mini-muffins - 100 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Confiture - 4 pots
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 8 pots
- Concombre - 12 pièces
- Tomates cerises - 6 barquettes
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Noix mélangées - 4 sachets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Galettes de riz - 4 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Serviettes - 800 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Essuie-tout - 12 paquets
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles

Conseils

Prévoyez une table par stand, puis ajoutez au moins 1 table pour l’accueil, les inscriptions ou la caisse. Gardez 2 à 3 chaises supplémentaires pour les auteurs et les visiteurs qui attendent.
Pour les paiements, préparez au moins 1 terminal et 1 caisse par point d’encaissement. Gardez de la monnaie en petites coupures et pièces, séparée de la recette.
Imprimez les brochures, plans, programmes, badges et listes de prix au moins 2 jours avant l’ouverture. Prévoyez 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les visiteurs de dernière minute.
Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Préparez les glacières, carafes, thermos, verres et tasses avant l’arrivée des exposants.
Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone équipée, sans enchaîner les multiprises. Testez la veille les imprimantes, ordinateurs, terminaux de paiement, microphones et haut-parleurs.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour un salon du livre ?: Prévoyez le mobilier des stands et de l’accueil, les caisses ou terminaux de paiement, les rallonges, les imprimantes et les supports de signalétique. Ajoutez les boissons, les en-cas, la vaisselle et le matériel de service selon le nombre de personnes attendues.
Combien de tables faut-il prévoir par exposant ?: Prévoyez généralement 1 table par exposant, puis ajoutez au moins 1 table pour l’accueil et 1 pour la caisse ou les documents visiteurs. Gardez 1 à 2 tables de réserve si plusieurs exposants doivent présenter beaucoup de livres.
Combien de brochures imprimer pour un salon du livre ?: Imprimez 1 brochure par visiteur attendu et ajoutez 10 % de marge. Pour 200 visiteurs, prévoyez donc environ 220 exemplaires, sans oublier les programmes, plans, badges et listes de prix.
Quand préparer le matériel d’un salon du livre ?: Achetez ou réservez le mobilier et le matériel électrique au moins 2 semaines avant l’événement. Imprimez les documents 2 jours avant, puis testez les paiements et les équipements la veille.

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