Buchmesse-Einkaufsliste für Aussteller und Organisatoren

Für eine Buchmesse brauchst du mehr als Bücher und Tische. Plane Getränke und Snacks für Aussteller, Besucher und Helfer, außerdem Kassenmaterial, Beschilderung, Technik und eine einfache Versorgung vor Ort. Besonders schnell fehlen Verlängerungskabel, Wechselgeld, Namensschilder und ausreichend Becher. Diese Einkaufsliste hilft dir, die Grundausstattung rechtzeitig zu besorgen und die Mengen an die erwartete Besucherzahl anzupassen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 32
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
GarderobenständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

KartenlesegeräteAnz. 2
KassenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LaptopsAnz. 2
Drucker
KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
HandmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 40
ServiertablettsAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 16

Dekoration

TischdeckenAnz. 32
TischläuferAnz. 16
Buchständer-SchilderAnz. 32
InfotafelnAnz. 6
ProgrammständerAnz. 4
WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
KlemmbretterAnz. 12
KreidetafelnAnz. 6

Büro

StifteAnz. 40
BleistifteAnz. 20
PermanentmarkerAnz. 12
PapierrollenAnz. 6
NotizblöckeAnz. 12
KlebebandhalterAnz. 4
ScherenAnz. 6
TackerAnz. 3
TaschenrechnerAnz. 3
GeldkassettenAnz. 2
ArmbänderAnz. 300
NummernaufkleberAnz. 400
NamensschilderAnz. 100
PapierverteilerAnz. 6

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HandfegerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 3

Sicherheit

Rutschfeste MattenAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4
Erste-Hilfe-Kasten

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Tee - 200 Beutel
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronensaft - 2 Flaschen
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 8 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Eistee - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Bier - 6 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Sprudel - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 12 Säcke
- Kaffeestückchen - 120 Stück
- Mini-Croissants - 100 Stück
- Mini-Muffins - 100 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Marmelade - 4 Gläser
- Hummus - 8 Becher
- Frischkäse - 8 Becher
- Gurke - 12 Stück
- Cherrytomaten - 6 Schalen
- Trauben - 8 kilo
- Äpfel - 80 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Snacks - 6 Tüten
- Gemischte Nüsse - 4 Tüten
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Reiswaffeln - 4 Packungen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Servietten - 800 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Toilettenreiniger - 3 Flaschen
- Desinfektionsspray - 4 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Gefrierbeutel - 2 Kartons
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen

Tipps

Plane pro Person für die ersten zwei Stunden etwa 0,5 Liter Wasser und zusätzlich ein bis zwei Kaffee- oder Teebecher ein. Stelle Wasser in Kannen bereit und halte weitere Getränke in Kühlboxen kalt.
Rechne bei einem halben Messetag mit zwei Snacks pro Person. Für 50 Personen brauchst du also etwa 100 Portionen sowie Teller, Besteck, Serviertabletts und ausreichend Servietten.
Besorge für jeden Stand ein gut lesbares Schild und drucke Besucherflyer, Preislisten und Anmeldeformulare mit Reserve. Zehn bis 15 Prozent zusätzliche Ausdrucke verhindern, dass dir am Veranstaltungstag Unterlagen fehlen.
Plane pro Kasse mindestens ein Kartenlesegerät, ein Lade- oder Verlängerungskabel und Wechselgeld ein. Teste alle Geräte spätestens am Vortag und lade die Kartenlesegeräte vollständig auf.
Kläre Technik und Strom vor dem Aufbau: Für Laptop, Drucker, Lautsprecher, Mikrofone und LED-Lampen brauchst du genügend Steckdosen und Verlängerungskabel. Klebe Kabel am Boden ab, damit Besucher nicht darüber stolpern.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Buchmesse als Veranstalter?: Du brauchst Mobiliar für Stände und Besucher, Kassen und Kartenlesegeräte, Laptops, Drucker, Verlängerungskabel, Beschilderung sowie Getränke- und Snackgeschirr. Plane außerdem Kühlboxen, Kaffeemaschinen oder Wasserkocher und mindestens eine Reserve für Verbrauchsmaterialien ein.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Buchmesse?: Rechne für die ersten zwei Stunden mit etwa 0,5 Litern Wasser pro Person und zusätzlich ein bis zwei Heißgetränken. Bei 50 Personen sind das mindestens 25 Liter Wasser plus 50 bis 100 Kaffee- oder Teebecher.
Wie viel Essen brauche ich für eine Buchmesse?: Plane bei einem halben Messetag ungefähr zwei Snacks pro Person. Für 50 Gäste und Helfer solltest du daher rund 100 Snackportionen sowie Teller, Besteck und Serviertabletts bereithalten.
Wann sollte ich die Ausstattung für die Buchmesse kaufen?: Bestelle Mietmobiliar, Technik und Drucksachen mindestens zwei bis drei Wochen vorher. Getränke, Snacks und Eis kannst du ein bis zwei Tage vorher einkaufen; Kassen, Kartenlesegeräte und Drucker sollten spätestens am Vortag getestet werden.

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