Liste de courses pour organiser un salon du disque

Un salon du disque demande plus que des tables pour les exposants. Il faut aussi prévoir un accueil fonctionnel, du matériel de paiement, une signalétique lisible et de quoi servir café et boissons pendant plusieurs heures. Cette liste vous aide à regrouper les achats et les équipements à emprunter avant le jour J. Vérifiez notamment les rallonges, la monnaie, les gobelets et le matériel de manutention : ce sont les éléments souvent oubliés ou réservés trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 42
Chaisesqté 24
Table pliante d’entrée
Table pliante cateringqté 2
Portant à vêtementsqté 2
Cintresqté 80
Tabouretsqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 6
Caisse
Terminal de paiement
Calculatriceqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Bouilloireqté 2
Machines à caféqté 2
Diablesqté 2
Ordinateur portable
Clés USBqté 2
Stations de rechargeqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 4
Petits bolsqté 8

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 4
Couteaux de cuisineqté 2
Verres doseursqté 2
Caissesqté 12
Bacs de rangementqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 8
Thermomètre

Décoration

Nappesqté 42
Nappes jetablesqté 4
Guirlandesqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Numéros de tableqté 42
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’entrée
Panneaux d'informationqté 4
Panneaux d’affichageqté 4
Ruban adhésifqté 6
Serre-câblesqté 100
Numéros de tableqté 42
Pinces à lingeqté 50
Cordeqté 2
Marqueursqté 2
Marqueurs permanentsqté 6
Blocs-notesqté 6
Stylos à billeqté 20

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Thé glacé - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Bière - 4 caisses
- Bière sans alcool - 1 caisse
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rosé - 3 bouteilles
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Tortilla chips - 3 sacs
- Cacahuètes salées - 2 sacs
- Noix mélangées - 2 sacs
- Biscuits au fromage - 3 paquets
- Toasts - 4 paquets
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage à la crème - 3 pots
- Olives - 3 bocaux
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 4 kilos
- Mandarines - 3 kilo
- Mini-concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Mini-carottes - 2 kilo
- Baguettes - 8 pièces
- Beurre doux - 2 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 1 bouteille
- Glaçons - 12 sacs
- Serviettes - 500 pièces
- Filtres à café - 2 boîtes
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Piques à cocktail - 2 boîtes
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 10 pièces
- Chiffons de nettoyage - 10 pièces

Nettoyage

Poubellesqté 8
Poubelles pour les consignesqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Aspirateur
Gants en caoutchoucqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4
Pilesqté 24

Conseils

Prévoyez une table pliante séparée pour l’entrée et une autre pour le catering, afin de ne pas mélanger la caisse, les billets et le service des boissons. Ajoutez une caisse, un terminal de paiement et une calculatrice.
Comptez au moins une chaise par poste d’accueil et par bénévole en pause. Pour les exposants, vérifiez le nombre exact de tables, chaises et tabourets nécessaires avant de confirmer leur emplacement.
Regroupez les rallonges et multiprises par zone, puis testez-les la veille. Ajoutez des lampes rechargeables si certaines tables ou l’entrée sont mal éclairées.
Pour le café, prévoyez les machines à café, la bouilloire, les thermos, les tasses et les plateaux de service au moins 24 heures à l’avance. Les gobelets réutilisables, assiettes, couverts, louches et petits bols couvrent le reste du catering.
Réservez les diables et le portant à vêtements avec les cintres si les exposants apportent du matériel lourd ou vendent aussi des vêtements. Deux personnes et un diable facilitent nettement le déchargement des caisses de vinyles.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour un salon du disque ?: Prévoyez le matériel d’accueil et de paiement, la signalétique, les rallonges, les multiprises, l’éclairage, ainsi que la vaisselle et l’équipement du catering. La quantité dépend du nombre d’exposants et de visiteurs, à confirmer au plus tard une semaine avant l’événement.
Combien de tables faut-il pour un salon du disque ?: Comptez une table par emplacement exposant prévu dans le plan, puis ajoutez une table pliante pour l’entrée et une pour le catering. Confirmez les dimensions et le nombre définitif des tables avec les exposants 7 à 10 jours avant le salon.
Quel matériel prévoir pour encaisser les entrées ?: Il faut une caisse, suffisamment de monnaie, un terminal de paiement et une calculatrice. Testez le terminal et préparez la monnaie au moins la veille ; gardez aussi un moyen de paiement de secours si le réseau devient instable.
Combien de temps avant faut-il préparer le café et le catering ?: Réservez les machines à café, la bouilloire, les thermos et la vaisselle au moins 24 heures avant. Préparez les boissons chaudes par petites quantités pendant la journée pour éviter qu’elles restent plusieurs heures en thermos.

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