Que prévoir pour une réunion du comité d’entreprise ?

Pour une réunion du comité d’entreprise, les achats ne se limitent pas au café. Il faut prévoir de quoi accueillir les participants, servir les boissons et les en-cas, présenter les documents et faire fonctionner la technique. Cette liste vous aide à vérifier le matériel avant le jour J, notamment les câbles, les multiprises, les tasses et les supports de réunion. Comptez la vaisselle et les boissons selon le nombre d’inscrits, avec une petite marge pour les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 3
Chaisesqté 20
Table de buffet
Porte-manteau

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verres à eauqté 24
Verres à vinqté 24
Assiettesqté 24
Assiettes à dessertqté 24
Couvertsqté 24
Louchesqté 6
Petits bolsqté 8

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Microphone
Horloge murale

Matériel de réunion

Panneau de paperboard
Papier pour chevalet
Marqueursqté 6
Stylos à billeqté 24
Blocs-notesqté 24
Badges nominatifsqté 24
Classeurs de documentsqté 24

Décoration

Chemins de tableqté 3
Compositions floralesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 3
Chiffons de nettoyageqté 8
Brosses à vaisselleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 1 boîte
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 4 litre
- Lait d'avoine - 2 litres
- Citrons - 6 pièces
- Spa Blauw - 24 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Vin blanc - 4 bouteilles
- Vin rouge - 3 bouteilles
- Bière - 24 bouteilles
- Bière sans alcool - 12 bouteilles
- Baguettes - 10 pièces
- Pain complet - 4 pains
- Beurre doux - 500 grammes
- Fromage jeune - 1 kilo
- Brie - 500 grammes
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage frais aux herbes - 3 pots
- Blanc de poulet fumé - 500 grammes
- Jambon cru - 400 grammes
- Salade d’œufs - 3 barquettes
- Concombres - 4 pièces
- Tomates cerises - 1 kilo
- Poivrons - 6 pièces
- Salade composée - 4 sachets
- Raisins - 2 kilos
- Pommes - 24 pièces
- Bananes - 18 pièces
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Noix mélangées - 1 kilo
- Olives - 3 bocaux
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Mélange d’épices - 1 pot
- Repas adapté au régime - 4 portions
- Repas végétarien - 6 portions
- Repas végan - 3 portions
- Serviettes en papier - 100 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Sacs poubelle - 20 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier toilette - 12 rouleaux
- Désinfectant pour les mains - 2 flacons

Conseils

Prévoyez au moins une tasse à café et un verre à eau par participant, plus 10 % de réserve pour remplacer une tasse utilisée ou renversée.
Pour une réunion de deux à trois heures, comptez deux boissons chaudes par personne et environ 50 cl d’eau par participant. Gardez les boissons fraîches au réfrigérateur ou dans des glacières jusqu’à l’accueil.
Vérifiez la présentation au moins 24 heures avant : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, rallonges et multiprises doivent être compatibles et testés ensemble.
Imprimez quelques exemplaires supplémentaires des documents, généralement 5 à 10 % du nombre de participants. Préparez aussi le papier du chevalet et les feutres avant l’arrivée du groupe.
Installez la salle 30 à 45 minutes avant le début : tables, chaises, buffet, porte-manteau, boissons, café et documents doivent déjà être en place lorsque les participants arrivent.

Questions fréquentes

Combien de tasses et de verres prévoir pour une réunion du comité d’entreprise ?: Prévoyez une tasse à café et un verre à eau par participant, puis ajoutez environ 10 % de réserve. Pour 20 personnes, cela représente 22 tasses et 22 verres.
Quelle quantité de café faut-il pour une réunion de 20 personnes ?: Pour une réunion de deux à trois heures, comptez environ deux cafés par personne, soit 40 tasses pour 20 participants. Prévoyez aussi de l’eau et du thé pour les personnes qui ne boivent pas de café.
Quand faut-il tester le vidéoprojecteur et le câble HDMI ?: Faites un premier test la veille et une vérification rapide 30 minutes avant l’arrivée des participants. Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les rallonges et les multiprises ensemble.
Combien d’exemplaires des documents imprimer pour la réunion ?: Imprimez un exemplaire par participant inscrit et ajoutez 5 à 10 % de copies supplémentaires. Pour 20 personnes, prévoyez donc 21 à 22 dossiers, sauf si les documents sont diffusés uniquement au format numérique.

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