Que faut-il prévoir pour un parcours des ateliers ?

Un parcours des ateliers demande plus que des tables et des affiches. Il faut équiper le point d’accueil, guider les visiteurs entre les lieux et permettre à chaque atelier de présenter ses œuvres dans de bonnes conditions. Prévoyez aussi le matériel de présentation, l’éclairage, les badges et le nécessaire pour les pauses café. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à emprunter pour éviter les oublis de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 4
Chaises pliantesqté 30
Nappesqté 6
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Écrans de présentationqté 2
Projecteursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 8
Lampes à batterieqté 10

Décoration

Flèches de directionqté 30
Panneaux d'informationqté 20
Cadres photoqté 20
Badges nominatifsqté 80
Supports de badges nominatifsqté 60
Pâte adhésiveqté 10
Pinces à lingeqté 100
Rouleaux de cordeqté 4
Vases à fleursqté 8

Cuisine

Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Sacs isothermesqté 4
Étiquettesqté 100
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 2 kilo
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière blanche - 24 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 4 pains
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Brie - 1,5 kilo
- Fromage de Gouda - 2 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1 kilo
- Concombres - 2 kilos
- Tomates cerises - 2 kilos
- Poivrons - 1 kilo
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 3 kilos
- Bananes - 2 kilos
- Mélange de noix - 1 kilo
- Chips nature - 6 sachets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Olives - 1 kilo
- Crackers salés - 6 paquets
- Galettes de riz - 4 paquets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Glaçons - 15 kilos
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces

Conseils

Installez au moins une table d’information à l’entrée du parcours et prévoyez 2 à 3 chaises pliantes pour les inscriptions, les questions et la remise des cartes.
Pour le café d’accueil, comptez 2 tasses, verres et assiettes par participant, puis ajoutez une réserve de 10 % pour les visiteurs imprévus ou la casse.
Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone équipée, en vérifiant leur longueur avant le jour J. Les machines à café, bouilloires, projecteurs et enceintes ne doivent pas partager une prise déjà chargée.
Préparez les flèches de direction et les panneaux d’information au moins 3 jours avant l’ouverture. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires des cartes d’itinéraire pour remplacer ceux qui disparaissent ou s’abîment.
Testez les microphones, enceintes, écrans, projecteurs et lampes LED dans chaque atelier la veille. Gardez les lampes à batterie et les talkies-walkies chargés pour les zones éloignées ou mal couvertes.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle prévoir pour un parcours des ateliers ?: Prévoyez au minimum 2 pièces par personne pour les tasses, verres et assiettes, avec une marge de 10 %. Pour 50 participants, cela représente 110 unités de chaque type si la vaisselle doit être réutilisée pendant l’accueil.
Quand acheter ou réserver le matériel du parcours des ateliers ?: Réservez les tables, chaises, tabourets, machines à café, écrans et projecteurs au moins 3 semaines à l’avance. Vérifiez ensuite les quantités et l’état du matériel 7 jours avant l’événement.
Combien de panneaux faut-il pour signaler les ateliers ?: Prévoyez un panneau à chaque entrée d’atelier, une flèche à chaque changement de direction et un panneau d’information au point d’accueil. Ajoutez 10 % d’exemplaires de rechange et préparez-les au moins 3 jours avant l’ouverture.
Que faut-il prévoir pour le point d’accueil ?: Installez une table d’information, 2 à 3 chaises, des cartes d’itinéraire, des badges nominatifs et les panneaux du programme. Ajoutez un ordinateur portable si les inscriptions ou les contacts doivent être consultés sur place.

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