Que faut-il prévoir pour la Nuit des musées ?

Pour une Nuit des musées, les achats ne se limitent pas au buffet. Il faut aussi équiper l’accueil, les visites guidées, la signalétique et les espaces du public, souvent ouverts pendant plusieurs heures. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, le matériel technique, l’éclairage et les éléments d’affichage à prévoir. Calculez les quantités selon les inscriptions, les rotations de visiteurs et le nombre de bénévoles présents à chaque créneau.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 4
Tables de buffetqté 6
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 120
Portantsqté 4
Tabouretsqté 20
Poubellesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Scanners de billetsqté 4
Tablettesqté 4
Stations de rechargeqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Enceintes mobilesqté 4
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes à pilesqté 10
Piles de rechangeqté 40

Décoration

Affiches du programmeqté 20
Cadres photo en plastiqueqté 12
Nappesqté 12
Petits vases décoratifsqté 20
Décoration en papierqté 30

Catering

Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Carafes d'eauqté 12
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Pinces de serviceqté 12
Porte-étiquettesqté 20
Distributeurs de boissonsqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs isothermesqté 6

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 24
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 6
Gantsqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettesqté 8
Spray désinfectantqté 8

Inscription

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Braceletsqté 600
Rouleaux de ticketsqté 6
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Numéros de vestiaireqté 300

Communication

Talkies-walkiesqté 12
Casques pour talkie-walkiesqté 12
Chargeurs pour talkies-walkiesqté 4
Flyers du programmeqté 600
Plansqté 500
Panneaux indicateursqté 40
Numéros de chambreqté 30

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 12
Gants en nitrileqté 100

Courses

Courses
- Grains de café - 6 paquets
- Sachets de thé - 300 pièces
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 3 kilos
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 24 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 6 caisses
- Bière blanche - 4 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Verres à bière - 100 pièces
- Crackers - 12 paquets
- Baguettes - 16 pièces
- Petits pains - 250 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage frais - 3 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Brie - 2 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Pesto - 4 pots
- Garniture de blanc de poulet - 2 kilo
- Garniture de rosbif - 2 kilos
- Tartinade végétarienne - 2 kilo
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Poivrons - 3 kilos
- Roquette - 12 sacs
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Noix salées - 6 kilos
- Olives - 4 bocaux
- Tomates séchées - 4 bocaux
- Cornichons - 4 bocaux
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 2 petits pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Poudre d'ail - 2 pots
- Basilic frais - 6 bouquets
- Menthe fraîche - 6 bottes
- Mini-quiches - 180 pièces
- Wraps aux légumes - 120 pièces
- Mini-pizzas - 150 pièces
- Bouchées végétariennes - 150 pièces
- Amuse-bouches végétaliens - 100 pièces
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Petits pains sans gluten - 40 pièces
- Tartinade vegan - 1 kilo
- Autocollants allergènes - 2 rouleaux
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Barres chocolatées - 100 pièces
- Serviettes - 1.000 pièces
- Pailles en papier - 500 pièces
- Filtres à café - 2 boîtes
- Glaçons - 20 kilos
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs poubelle en papier - 50 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 6 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 4 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 12 paquets
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets
- Gants de cuisine - 4 boîtes
- Boîtes hermétiques - 30 pièces
- Sacs de congélation - 4 boîtes

Conseils

Prévoyez au moins un gobelet réutilisable par personne attendue, puis ajoutez une réserve de 10 à 15 % pour les remplacements et les oublis. Séparez les verres à vin, les tasses, les assiettes et les couverts afin de ne pas bloquer le buffet.
Comptez une chaise pour chaque personne qui doit rester assise, mais gardez des tabourets pour les zones d’attente et les visites longues. Les tables pliantes sont à réserver en priorité pour l’accueil, le buffet et le poste d’inscription.
Pour l’accueil, préparez un scanner de billets ou une tablette par file active, plus une station de recharge accessible. Ajoutez au moins une batterie externe par appareil mobile utilisé pendant la soirée.
Ne commandez pas l’éclairage au dernier moment : prévoyez des projecteurs LED pour les points d’information, des guirlandes LED pour les circulations et des lampes à piles pour les zones où les câbles sont interdits. Gardez un jeu de piles de rechange sur place.
Imprimez les plans, les affiches du programme et les indications de circulation avant l’ouverture, avec une réserve d’environ 10 % d’exemplaires. Les cadres photo en plastique permettent de protéger les informations posées sur les tables ou près des salles.

Questions fréquentes

Combien de gobelets faut-il prévoir pour une Nuit des musées ?: Prévoyez au minimum un gobelet par visiteur attendu et 10 à 15 % de réserve. Si le public reste plusieurs heures, augmentez la quantité ou organisez un point de collecte et de lavage entre deux services.
Quel matériel faut-il pour l’accueil des visiteurs ?: Prévoyez un scanner de billets ou une tablette par file active, ainsi qu’une station de recharge et une batterie externe par équipe mobile. Testez les appareils au moins 24 heures avant l’ouverture et chargez-les complètement le jour même.
Combien de temps avant faut-il préparer la signalétique ?: Imprimez les plans, les affiches du programme et les indications de circulation au moins 3 à 5 jours avant l’événement. Gardez 10 % d’exemplaires supplémentaires pour remplacer les affiches abîmées ou déplacées.
Combien de piles de rechange faut-il pour l’éclairage ?: Prévoyez au moins un jeu complet de piles de rechange pour chaque lampe à piles et vérifiez leur charge avant l’ouverture. Pour une soirée de plus de 4 heures, ajoutez une réserve supplémentaire de 20 %.

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