Nuit des musées : la checklist pour tout organiser

Une Nuit des musées demande une préparation coordonnée entre les équipes du musée, les guides, les bénévoles et les prestataires. Commence par confirmer la date, les horaires et les espaces disponibles, puis construis le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’accessibilité, la sécurité et la protection des œuvres doivent être réglées plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir jusqu’à l’accueil des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Réserver les salles du musée et les espaces publics
2 personnes
Fixer le programme et les visites guidées
3 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
Établir le plan de sécurité
3 personnes
Vérifier le plan d’évacuation
3 personnes
Définir le poste de premiers secours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Faire inscrire aux visites guidées
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les tâches et instructions
2 personnes
Réserver le matériel technique
2 personnes
Confirmer les quantités de traiteur
2 personnes
Concevoir la signalétique
2 personnes
Mettre en page les flyers du programme
2 personnes
Imprimer les plans
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Compter les bracelets et les billets
2 personnes
Protéger davantage les pièces de musée
3 personnes
Préparer le briefing des guides
2 personnes
Contrôler le stock de boissons non périssables
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Aller chercher le catering frais
2 personnes
Vérifier l’itinéraire et les issues de secours
3 personnes
Acheminer le matériel vers les salles
4 personnes
Installer le comptoir d’accueil
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le vestiaire
3 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Installer les éclairages
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalétique
3 personnes
Préparer les flyers du programme
2 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Effectuer un test technique
3 personnes
Briefer les guides
4 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer le personnel d’entrée
3 personnes

Événement

Ouvrir les salles au public
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
4 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Tenir le vestiaire
3 personnes
Orienter les visiteurs vers les salles
4 personnes
Assurer les visites guidées
6 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Annoncer les spectacles
2 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Garder le buffet propre et approvisionné
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Vérifier les salles et les voies de circulation
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
3 personnes
Fermer la garde-robe à clé
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Refroidir ou évacuer les restes du service traiteur
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vider le vestiaire
2 personnes
Effectuer le contrôle final des objets du musée
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Archiver les données d’inscription
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Archiver les photos et le matériel du programme
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 4
Tables de buffetqté 6
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 120
Portantsqté 4
Tabouretsqté 20
Poubellesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Scanners de billetsqté 4
Tablettesqté 4
Stations de rechargeqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Enceintes mobilesqté 4
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes à pilesqté 10
Piles de rechangeqté 40

Décoration

Affiches du programmeqté 20
Cadres photo en plastiqueqté 12
Nappesqté 12
Petits vases décoratifsqté 20
Décoration en papierqté 30

Catering

Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Carafes d'eauqté 12
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Pinces de serviceqté 12
Porte-étiquettesqté 20
Distributeurs de boissonsqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs isothermesqté 6

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 24
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 6
Gantsqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettesqté 8
Spray désinfectantqté 8

Inscription

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Braceletsqté 600
Rouleaux de ticketsqté 6
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Numéros de vestiaireqté 300

Communication

Talkies-walkiesqté 12
Casques pour talkie-walkiesqté 12
Chargeurs pour talkies-walkiesqté 4
Flyers du programmeqté 600
Plansqté 500
Panneaux indicateursqté 40
Numéros de chambreqté 30

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 12
Gants en nitrileqté 100

Courses

Courses

Conseils

Fixe le programme avant de publier l’événement : indique les horaires de chaque visite guidée, la durée prévue et le nombre maximal de participants. Ouvre ensuite les inscriptions et recueille les besoins alimentaires au même moment.
Prévois un point de contrôle des billets à l’entrée avec des scanners, des tablettes et des stations de recharge. Compte les bracelets et les billets au moins 48 heures avant l’ouverture pour repérer les manques.
Réunis les bénévoles pour une séance d’instructions avant le jour J. Donne à chacun un poste précis, notamment l’accueil, l’orientation, les visites, le buffet et le renfort en cas d’évacuation.
Vérifie l’itinéraire accessible avec les équipes avant l’impression des plans et de la signalétique. Les indications doivent couvrir l’entrée, les salles, les sanitaires, le poste de premiers secours et les sorties.
Confirme les quantités du traiteur au plus tard quelques jours avant la soirée, après avoir arrêté les inscriptions. Prévois aussi les tables, la vaisselle réutilisable, les poubelles et les rallonges nécessaires au buffet et au matériel technique.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Nuit des musées ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les salles, les autorisations, le traiteur, le matériel technique et les bénévoles demandent souvent plusieurs validations successives.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une Nuit des musées ?: Prépare un plan de sécurité, vérifie le plan d’évacuation et définis un poste de premiers secours avant d’ouvrir les inscriptions. Contrôle aussi les accès, l’éclairage et la protection renforcée des œuvres au moins 2 semaines avant l’événement.
Combien de temps avant faut-il recruter les bénévoles ?: Recrute les bénévoles 4 à 6 semaines avant la soirée afin de pouvoir répartir les postes et envoyer les consignes. Confirme les présences et les horaires une semaine avant, puis fais un rappel le jour précédent.
Quand confirmer le traiteur pour la Nuit des musées ?: Confirme le prestataire et les quantités 3 à 5 jours avant l’événement, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires consolidés. Vérifie ensuite le nombre de tables, de verres, de tasses, d’assiettes et de couverts disponibles.

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