Organiser une Nuit des musées, étape par étape

Une Nuit des musées se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme un événement accueillant du public en soirée. Commencez par confirmer la date, les horaires et les espaces accessibles, avant de construire le programme et les visites guidées. Les autorisations, la sécurité, l’accessibilité et le renfort bénévole doivent être réglés bien avant la communication. Gardez les derniers jours pour les quantités du traiteur, la signalétique, les badges, les billets et les tests techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Réserver les salles du musée et les espaces publics
2 personnes
3
Fixer le programme et les visites guidées
3 personnes
4
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
5
Réserver le catering
2 personnes
6
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
7
Établir le plan de sécurité
3 personnes
8
Vérifier le plan d’évacuation
3 personnes
9
Définir le poste de premiers secours
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier l’événement en ligne
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
14
Faire inscrire aux visites guidées
2 personnes
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Envoyer les tâches et instructions
2 personnes
18
Réserver le matériel technique
2 personnes
19
Confirmer les quantités de traiteur
2 personnes
20
Concevoir la signalétique
2 personnes
21
Mettre en page les flyers du programme
2 personnes
22
Imprimer les plans
2 personnes
23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
24
Compter les bracelets et les billets
2 personnes
25
Protéger davantage les pièces de musée
3 personnes
26
Préparer le briefing des guides
2 personnes
27
Contrôler le stock de boissons non périssables
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Aller chercher le catering frais
2 personnes
30
Vérifier l’itinéraire et les issues de secours
3 personnes
31
Acheminer le matériel vers les salles
4 personnes
32
Installer le comptoir d’accueil
3 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Aménager le vestiaire
3 personnes
35
Monter le buffet traiteur
4 personnes
36
Mettre les boissons au frais
3 personnes
37
Installer les éclairages
3 personnes
38
Raccorder le matériel audio
3 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Installer la signalétique
3 personnes
41
Préparer les flyers du programme
2 personnes
42
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
43
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
44
Effectuer un test technique
3 personnes
45
Briefer les guides
4 personnes
46
Accueillir les bénévoles
2 personnes
47
Briefer le personnel d’entrée
3 personnes

Événement

48
Ouvrir les salles au public
4 personnes
49
Accueillir les visiteurs
4 personnes
50
Vérifier les billets
4 personnes
51
Distribuer les bracelets
3 personnes
52
Tenir le vestiaire
3 personnes
53
Orienter les visiteurs vers les salles
4 personnes
54
Assurer les visites guidées
6 personnes
55
Encadrer les ateliers
4 personnes
56
Annoncer les spectacles
2 personnes
57
Servir le service traiteur
4 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
59
Garder le buffet propre et approvisionné
3 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
62
Vérifier les salles et les voies de circulation
3 personnes
63
Enregistrer les objets trouvés
64
Informer les derniers visiteurs
3 personnes
65
Fermer la garde-robe à clé
2 personnes
66
Accompagner les visiteurs vers la sortie en toute sécurité
4 personnes

Suivi

67
Éteindre l’équipement
3 personnes
68
Refroidir ou évacuer les restes du service traiteur
3 personnes
69
Rassembler la vaisselle
3 personnes
70
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Retirer la signalétique
2 personnes
73
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
74
Nettoyer les salles
4 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Vider le vestiaire
2 personnes
77
Effectuer le contrôle final des objets du musée
3 personnes
78
Rapporter le matériel
3 personnes
79
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
80
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
81
Gérer les objets trouvés
82
Archiver les données d’inscription
83
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
84
Archiver les photos et le matériel du programme
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 4
Tables de buffetqté 6
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 120
Portantsqté 4
Tabouretsqté 20
Poubellesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Scanners de billetsqté 4
Tablettesqté 4
Stations de rechargeqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Enceintes mobilesqté 4
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes à pilesqté 10
Piles de rechangeqté 40

Décoration

Affiches du programmeqté 20
Cadres photo en plastiqueqté 12
Nappesqté 12
Petits vases décoratifsqté 20
Décoration en papierqté 30

Catering

Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Carafes d'eauqté 12
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Pinces de serviceqté 12
Porte-étiquettesqté 20
Distributeurs de boissonsqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs isothermesqté 6

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 24
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 6
Gantsqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettesqté 8
Spray désinfectantqté 8

Inscription

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Braceletsqté 600
Rouleaux de ticketsqté 6
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Numéros de vestiaireqté 300

Communication

Talkies-walkiesqté 12
Casques pour talkie-walkiesqté 12
Chargeurs pour talkies-walkiesqté 4
Flyers du programmeqté 600
Plansqté 500
Panneaux indicateursqté 40
Numéros de chambreqté 30

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 12
Gants en nitrileqté 100

Courses

Courses

Conseils

Bloquez les espaces et le parcours au moins 8 semaines avant l’ouverture. Vérifiez à ce moment-là l’itinéraire accessible, le plan d’évacuation et l’emplacement du poste de premiers secours, au lieu de les traiter après la programmation.
Finalisez le programme avant de publier les inscriptions. Pour chaque visite guidée, indiquez une heure de départ, une durée et une capacité ; prévoyez ensuite une liste d’attente plutôt que de compter sur des places libres le soir même.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et confirmez les quantités au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Comptez séparément les portions, les gobelets réutilisables, les verres, les tasses, les assiettes et les couverts pour éviter une rupture au buffet.
Répartissez les bénévoles par créneau et par poste au moins 10 jours avant, puis envoyez leurs consignes écrites. Prévoyez notamment l’accueil, le contrôle des billets, l’orientation vers les salles et l’accompagnement des visites guidées.
Testez le matériel technique et l’éclairage la veille : scanners de billets, tablettes, microphones, enceintes, projecteurs LED, rallonges et multiprises. Gardez des batteries externes, des lampes à piles et des piles de rechange sur place, car ces oublis bloquent souvent l’accueil ou la signalétique.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Nuit des musées ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les espaces, autorisations, programme, sécurité et prestataires doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions.
Comment organiser les visites guidées pour la Nuit des musées ?: Fixez d’abord les horaires, la durée et la capacité de chaque visite, puis ouvrez les inscriptions. Fermez les listes ou ajustez les groupes 5 à 7 jours avant afin de préparer les badges, les plans et les accompagnateurs.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une Nuit des musées ?: Répartissez les bénévoles par poste et par créneau, plutôt que de prévoir un seul groupe généraliste. Finalisez la répartition au moins 10 jours avant et gardez une personne de renfort pour chaque grande période d’affluence.
Quand confirmer le traiteur pour une Nuit des musées ?: Confirmez les quantités 5 à 7 jours avant, après avoir recueilli les inscriptions et les besoins alimentaires. Vérifiez aussi le nombre de tables de buffet, de plateaux de service et de contenants nécessaires.

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