Museumsnacht: Einkaufsliste und Mengenplanung

Für eine Museumsnacht brauchst du mehr als Tickets und Getränke. Am Empfang müssen Einlass, Garderobe und Orientierung auch bei vielen Gästen gleichzeitig funktionieren; in den Ausstellungsräumen zählen sichere Beleuchtung und freie Wege. Plane Geschirr, Technik, Ladezubehör und Beschilderung nach der erwarteten Gästezahl und nicht erst am Veranstaltungstag. Diese Einkaufsliste hilft dir, typische Engpässe bei Catering, Führungen und Einlass früh zu vermeiden.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 6
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 120
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20

Ausstattung

TicketscannerAnz. 4
TabletsAnz. 4
LadestationenAnz. 4
LaptopsAnz. 2
Mobile LautsprecherAnz. 4
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LED-LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 40

Dekoration

Programmatische PosterAnz. 20
Kunststoff-FotorahmenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
Dekorative VasenAnz. 20
PapierdekorationAnz. 30

Catering

ThermoskannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkaraffenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 8
ServierzangenAnz. 12
EtikettenhalterAnz. 20
GetränkespenderAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KühlwannenAnz. 6

Reinigung

MikrofasertücherAnz. 24
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 6
HandschuheAnz. 24
HandseifenspenderAnz. 8
HandtuchspenderAnz. 8
DesinfektionssprayAnz. 8

Registrierung

NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
ArmbänderAnz. 600
TicketrollenAnz. 6
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 12
GarderobennummernAnz. 300

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 12
Walkie-Talkie-HeadsetsAnz. 12
Walkie-Talkie-LadegeräteAnz. 4
ProgrammflyerAnz. 600
PläneAnz. 500
WegweiserAnz. 40
RaumnummernAnz. 30

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 8
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 12
NitrilhandschuheAnz. 100

Einkäufe

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 6 Packungen
- Teebeutel - 300 Stück
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Grüner Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 3 Kilo
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 24 Flaschen
- Spa Rood - 12 Flaschen
- Bitter Lemon - 6 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 6 Kästen
- Weißbier - 4 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 6 Flaschen
- Biergläser - 100 Stück
- Cracker - 12 Packungen
- Baguettes - 16 Stück
- Mini-Brötchen - 250 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Frischkäse - 3 Kilo
- Junger Käse - 4 kilo
- Brie - 2 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Pesto - 4 Gläser
- Hähnchenbrustaufschnitt - 2 Kilo
- Roastbeef-Aufschnitt - 2 Kilo
- Vegetarischer Aufstrich - 2 Kilo
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 4 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Rucola - 12 Beutel
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 8 Kilo
- Bananen - 6 Kilo
- Mandarinen - 5 Kilo
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Gesalzene Nüsse - 6 Kilo
- Oliven - 4 Gläser
- Getrocknete Tomaten - 4 Gläser
- Gewürzgurken - 4 Gläser
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 2 Döschen
- Paprikapulver - 2 Dosen
- Knoblauchpulver - 2 Dosen
- Frisches Basilikum - 6 Bund
- Frische Minze - 6 Bund
- Mini-Quiches - 180 Stück
- Gemüse-Wraps - 120 Stück
- Mini-Pizzen - 150 Stück
- Vegetarische Häppchen - 150 Stück
- Vegane Häppchen - 100 Stück
- Glutenfreie Cracker - 6 Packungen
- Glutenfreie Brötchen - 40 Stück
- Vegane Aufstrich - 1 kilo
- Allergenaufkleber - 2 Rollen
- Kekse - 12 Packungen
- Brownies - 120 Stück
- Schokoriegel - 100 Stück
- Servietten - 1.000 Stück
- Papierstrohhalme - 500 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Müllsäcke - 100 Stück
- Papiersäcke für Abfall - 50 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 6 Flaschen
- Glasreiniger - 4 Flaschen
- Desinfektionstücher - 12 Packungen
- Handseife - 8 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Küchenhandschuhe - 4 Kartons
- Frischhaltedosen - 30 Stück
- Gefrierbeutel - 4 Kartons

Tipps

Rechne beim Geschirr pro erwarteter Person mit einem Teller, einem Besteckset und einem Becher; bei Wein oder mehreren Ausschankstellen kommen zusätzlich etwa 1,5 Weingläser pro Person hinzu.
Für den Einlass brauchst du pro gleichzeitig besetztem Empfangstisch ein Ticket-Scan-Gerät oder Tablet. Lege außerdem mindestens eine Ladestation und eine Powerbank je zwei mobile Geräte zurück.
Plane für jede eingesetzte Technik ein passendes Verlängerungskabel und halte mindestens zwei Ersatzkabel bereit. Teste Lautsprecher, Mikrofone und Mikrofonständer spätestens am Vortag in den vorgesehenen Räumen.
Bei Rundgängen und Führungen erleichtern Programmflyer und ausgedruckte Lagepläne die Orientierung. Drucke etwa 10 Prozent mehr Exemplare als angemeldete Gäste und kennzeichne Treffpunkte gut sichtbar.
Beleuchte dunkle Übergänge mit LED-Spots oder Batterielaternen, ohne Exponate direkt anzustrahlen. Lege pro batteriebetriebener Leuchte mindestens einen vollständigen Satz Ersatzbatterien bereit und prüfe die Akkus am selben Tag.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Museumsnacht?: Du brauchst vor allem Einlassmaterial, Orientierungshilfen, Geschirr, Cateringausstattung, Technik und sichere Beleuchtung. Plane die Mengen nach der Gästezahl und rechne bei Verbrauchsmaterialien mit etwa 10 Prozent Reserve.
Wie viele Becher und Teller brauche ich für eine Museumsnacht?: Rechne mindestens einen Teller und einen Becher pro erwarteter Person. Bei einer mehrstündigen Veranstaltung solltest du zusätzlich 20 bis 30 Prozent Reserve einplanen, besonders wenn kein Spülservice vor Ort vorhanden ist.
Wie viel Technik braucht man für Führungen im Museum?: Pro parallel laufender Führung brauchst du mindestens ein Mikrofon und einen mobilen Lautsprecher, sofern die Raumgröße das erfordert. Halte für den gesamten Ablauf zwei getestete Ersatzmikrofone und ausreichend Ladezubehör bereit.
Wann sollte ich die Sachen für eine Museumsnacht besorgen?: Mobiliar, Technik und Beleuchtung solltest du mindestens 7 bis 14 Tage vorher reservieren. Getränke, Einweg- oder Mehrwegbedarf und Drucksachen prüfst du spätestens 3 Tage vor der Museumsnacht anhand der aktuellen Anmeldezahl.

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