Que prévoir pour une soirée de recrutement et networking ?

Une soirée de recrutement doit permettre aux candidats de circuler, d’échanger et de retrouver facilement les recruteurs. Prévoyez donc à la fois un espace d’accueil structuré, du mobilier pour les échanges debout et assis, et une technique fiable pour les présentations. Cette liste couvre aussi la vaisselle et le matériel de service, souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits, puis gardez une marge de 10 à 15 % pour les désistements de dernière minute ou les invités supplémentaires.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 8
Tabourets de barqté 16
Portantsqté 2
Cintresqté 100

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Routeur wifi

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Supports pour glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Pieds de bannièreqté 8
Panneau d’accueil
Flèches de directionqté 12
Compositions floralesqté 8
Presse-papiersqté 10
Panneaux d'informationqté 8
Porte-nomsqté 100

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 48 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Grains de café - 3 kilogram
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Lait - 10 liter
- Lait d’avoine - 6 litres
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Citrons - 12 pièces
- Bière - 96 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin rosé - 6 bouteilles
- Jus de raisin - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 80 pièces
- Petits pains complets - 40 pièces
- Wraps - 60 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Fromage de chèvre - 1 kilogram
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Saumon fumé - 1 kilogramme
- Houmous - 2 kilogrammes
- Falafel - 2 kilogrammes
- Fromage aux herbes - 1 kilogramme
- Beurre aux herbes - 1 kilogramme
- Roquette - 1 kilogramme
- Salade mixte - 2 kilogrammes
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Avocats - 12 pièces
- Olives - 2 kilogrammes
- Tomates séchées au soleil - 1 kilogramme
- Pesto - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Sauce chili - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Biscuits salés - 8 paquets
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Raisins secs - 1 kilogramme
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Fraises - 3 kilogrammes
- Brownies - 80 pièces
- Mini-muffins - 80 pièces
- Chocolat noir - 2 kilogrammes
- Serviettes - 300 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Gants jetables - 2 boîtes
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 2 paquets
- Chiffons en microfibre - 12 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Pour l’accueil, prévoyez un badge nominatif et une copie du programme pour chaque participant inscrit, plus 10 % d’exemplaires supplémentaires. Gardez aussi la liste des présences à l’entrée pour noter les arrivées et les contacts manquants.
Pour un format networking, comptez environ une table haute pour 8 à 10 personnes et un tabouret par personne qui doit pouvoir s’asseoir. Réservez les tables et les chaises classiques aux présentations, à l’accueil et aux temps de restauration.
Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez deux câbles HDMI compatibles, plusieurs rallonges et multiprises, ainsi qu’un routeur wifi si la connexion du lieu n’est pas garantie.
Pour le premier temps de la soirée, prévoyez environ 2 à 3 verres par personne, puis 1 verre par heure supplémentaire. Ajoutez au moins une carafe d’eau par tranche de 10 personnes et gardez les verres, tasses, assiettes et couverts en réserve à proximité du service.
Ne laissez pas le traiteur découvrir les besoins alimentaires le jour même : regroupez les réponses au moins 5 jours avant l’événement. Vérifiez ensuite la commande, les plateaux de service, les pichets à café, les glacières et les supports pour glaçons la veille.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une soirée de recrutement ?: Comptez 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis 1 verre par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % pour éviter une rupture pendant les échanges.
Combien de badges imprimer pour un événement networking ?: Imprimez un badge par inscrit confirmé et prévoyez 10 % de badges vierges ou supplémentaires. Faites l’impression au plus tard la veille, après le dernier contrôle de la liste des présences.
Quand tester le matériel pour une soirée de recrutement ?: Testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les câbles au moins 2 heures avant l’accueil. Gardez un câble HDMI de rechange et une multiprise disponible pendant toute la soirée.
Quand confirmer les besoins alimentaires des invités ?: Centralisez les réponses au moins 5 jours avant l’événement pour permettre au traiteur d’adapter les quantités et les menus. Faites une dernière vérification de la commande la veille, avec le nombre final de participants.

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