Que prévoir pour une visite guidée historique avec conclusion ?

Une visite guidée historique avec conclusion demande plus que des brochures et un itinéraire. Il faut prévoir l’accueil, les supports de parcours, le café ou le thé, ainsi que le matériel nécessaire pour une restauration sur place. Cette liste vous aide à quantifier les achats et les fournitures selon le nombre de participants. Anticipez aussi la météo, l’accessibilité et les besoins des accompagnateurs pour éviter les oublis le jour venu.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 48
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 60
Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Couteauxqté 50
Fourchettesqté 50
Cuillèresqté 50
Louchesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Microphone portable
Enceinte portable

Matériel de parcours

Cartes d'itinéraireqté 50
Brochures historiquesqté 50
Panneaux d’orientationqté 12
Presse-papiersqté 5
Stylosqté 20
Badges nominatifsqté 50
Sacs à dosqté 5
Parapluiesqté 6
Gilets réfléchissantsqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Nappesqté 6
Pancartes de tableqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 4
Couteaux à painqté 3

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12
Seauxqté 3

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 2 litres
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Citrons - 10 pièces
- Biscuits au thé - 6 paquets
- Beurre - 1 kilo
- Tartes aux pommes - 5 pièces
- Crème fouettée - 6 bombes
- Soupe de légumes - 8 litres
- Soupe de tomates - 6 litres
- Pain complet - 12 pains
- Baguette blanche - 10 pièces
- Pain sans gluten - 2 pains
- Beurre doux - 2 paquets
- Fromage jeune affiné - 3 kilos
- Jambon arrière - 2 kilos
- Houmous - 1,5 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Salade composée - 2 kilos
- Salade de pommes de terre - 4 kilo
- Salade de pâtes - 4 kilos
- Mayonnaise - 2 pots
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes - 100 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez au moins une carte d’itinéraire imprimée par participant, plus 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute ou les documents égarés.
Comptez une tasse par personne pour le café et le thé, puis ajoutez 10 tasses de réserve. Préparez également davantage de verres si une boisson est servie à l’accueil ou pendant la conclusion.
Pour la restauration, prévoyez une assiette, un couteau, une fourchette, une cuillère et un verre par convive, avec 5 à 10 % de vaisselle supplémentaire pour les remplacements.
Réservez un sac à dos pour chaque accompagnateur et préparez-les au plus tard la veille : cartes, brochures, stylos, badges, parapluies et trousse de premiers secours doivent être répartis avant l’arrivée du groupe.
Testez le microphone portable, l’enceinte, les rallonges et les multiprises 24 heures avant la visite. Vérifiez aussi que les panneaux d’orientation sont prêts et que les gilets réfléchissants sont disponibles si le parcours passe près de la circulation.

Questions fréquentes

Combien de cartes prévoir pour une visite guidée historique ?: Prévoyez une carte par participant confirmé, plus 10 % de copies supplémentaires. Pour un groupe de 30 personnes, imprimez donc 33 cartes afin de couvrir les inscriptions tardives et les pertes.
Quand préparer le matériel de la visite guidée ?: Rassemblez le matériel au moins la veille et répartissez les sacs des accompagnateurs à ce moment-là. Faites le test du microphone, de l’enceinte et des câbles 24 heures avant le départ.
Combien de vaisselle faut-il pour la conclusion ?: Prévoyez une pièce de chaque élément par personne : verre, assiette de dîner ou à dessert, couteau, fourchette et cuillère. Ajoutez 5 à 10 % de réserve, soit 33 pièces pour un groupe de 30 personnes.
Que prévoir si la météo change pendant le parcours ?: Gardez des parapluies accessibles et préparez un itinéraire alternatif avant la visite. Consultez les prévisions 24 heures à l’avance, puis faites une dernière vérification le matin du départ.

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