Vente aux enchères d’art : la liste de matériel à prévoir

Une vente aux enchères d’art demande plus que des œuvres et un commissaire-priseur. Il faut organiser l’accueil, présenter les lots, permettre aux visiteurs de prendre des notes et encaisser les paiements sans ralentir la sortie. Prévoyez le mobilier d’exposition, la vaisselle du catering et le matériel audiovisuel avant l’ouverture des portes. Cette liste vous aide à acheter ou louer les éléments nécessaires, en adaptant les quantités au nombre d’invités et de lots.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables des invitésqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Murs d’expositionqté 8
Blocs de socleqté 6
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 10

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 80
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Micro sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Terminaux de caisseqté 2
Terminal de paiement

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 12
Câbles d'éclairageqté 4

Décoration

Chemins de tableqté 10
Compositions floralesqté 8
Cadres photoqté 8
Panneaux d'informationqté 12
Flèches directionnellesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Seaux à glaceqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 2

Matériel de vente aux enchères

Cartons d’enchèresqté 100
Cartes de tombolaqté 100
Presse-papiersqté 10
Classeursqté 6
Stylosqté 120
Calculatricesqté 3
Caisses à monnaieqté 2
Couvertures de transportqté 20
Film à bullesqté 2
Cartons de déménagementqté 30
Mètre rubanqté 2
Crochets pour tableauxqté 40
Ruban de montageqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé - 200 pièces
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème fouettée - 6 bombes
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière blanche - 24 bouteilles
- Rosé - 12 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Baguettes - 20 pièces
- Mini wraps - 120 pièces
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Pesto - 6 pots
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1,5 kilogramme
- Fromage de chèvre - 1 kilogram
- Olives - 2 kilogrammes
- Tomates séchées au soleil - 1 kilogramme
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 3 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Poires - 30 pièces
- Fraises - 3 kilogrammes
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Raisins secs - 1 kilogramme
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Croustillants de riz - 4 paquets
- Mini-quiches - 120 pièces
- Bitterballen aux légumes - 120 pièces
- Bitterballen - 120 pièces
- Mini nems - 120 pièces
- Moutarde - 4 pots
- Mayonnaise - 4 pots
- Ketchup - 4 bouteilles
- Sauce chili - 3 bouteilles
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Crackers - 12 paquets
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Citron - 20 pièces
- Menthe fraîche - 8 bottes
- Serviettes - 500 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs poubelle bleus - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires

Conseils

Prévoyez une table d’accueil distincte de la caisse : elle servira aux inscriptions, à la remise des numéros d’enchérisseur et aux questions sur le catalogue. Pour 100 invités, comptez au moins 2 personnes à l’accueil pendant les 30 premières minutes.
Pour l’exposition, laissez environ 1 mètre de recul devant chaque œuvre murale et gardez les socles assez espacés pour que deux personnes puissent circuler. Ajoutez des poteaux de balisage autour des pièces fragiles ou très convoitées.
Comptez un verre à vin et un verre à eau par personne, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour un catering servi en plusieurs temps, prévoyez aussi environ 1 assiette et 1 jeu de couverts par invité et par service.
Testez le vidéoprojecteur, les haut-parleurs et le micro sans fil au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Gardez deux rallonges et une multiprise de rechange : les prises disponibles sont souvent moins nombreuses que prévu.
Installez les terminaux de caisse et le terminal de paiement avant le début des enchères, avec les câbles et chargeurs accessibles. Prévoyez une solution de secours pour les paiements et séparez clairement la zone de retrait des œuvres de la file d’encaissement.

Questions fréquentes

Que faut-il prévoir pour organiser une vente aux enchères d’art ?: Prévoyez quatre ensembles : mobilier d’accueil et d’exposition, vaisselle pour le catering, matériel audiovisuel et équipement de paiement. Ajoutez des cartes d’enchères, les numéros de lots et au moins 10 % de consommables ou de vaisselle en réserve.
Combien de verres faut-il pour une vente aux enchères ?: Comptez un verre à vin et un verre à eau par invité, avec une réserve de 10 %. Pour 80 personnes, prévoyez donc au moins 88 verres de chaque type si tout le monde est servi en même temps.
Quand installer le matériel technique d’une vente aux enchères ?: Installez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le micro au moins 2 heures avant l’ouverture. Faites un test complet avec le commissaire-priseur, y compris le volume, les câbles et l’ordre de présentation des lots.
Combien de temps faut-il prévoir pour l’accueil des enchérisseurs ?: Ouvrez l’accueil 30 à 45 minutes avant le début des enchères. Pour 100 invités, prévoyez au moins 2 personnes pour traiter les inscriptions, distribuer les cartes d’enchères et répondre aux questions sur les conditions de vente.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.