Que prévoir pour une visite de bureau ?

Une visite de bureau demande plus qu’un café et quelques chaises. Il faut préparer l’accueil, les boissons, le buffet, la vaisselle, les badges et le matériel de présentation, sans oublier les rallonges et les panneaux de direction. Comptez les visiteurs confirmés, puis ajoutez une petite marge pour les verres, les tasses et les encas. Cette liste vous aide à faire les achats et à vérifier le matériel avant l’arrivée du premier groupe.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 40
Tablesqté 6
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres à boireqté 50
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Glacièresqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans fil
Enceinte portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Nappeqté 6
Badges nominatifsqté 40
Supports de badges nominatifsqté 40
Panneaux de directionqté 8
Ballonsqté 30
Compositions floralesqté 4
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Chiffons microfibresqté 6
Brosses à vaisselleqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 2 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 6 pièces
- Eau plate - 24 bouteilles
- Eau pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d'orange - 6 litres
- Jus de pomme - 4 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 48 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Bulles - 3 bouteilles
- Glaçons - 8 kilo
- Mini-wraps - 60 pièces
- Pain complet - 4 pains
- Petits pains blancs - 40 pièces
- Petits pains multicéréales - 30 pièces
- Fromage frais - 1 kilo
- Fromage jeune - 1,5 kilo
- Brie - 800 grammes
- Blanc de poulet fumé - 1 kilo
- Saumon fumé - 800 grammes
- Houmous - 1 kilo
- Tartinade de légumes - 600 grammes
- Roquette - 400 grammes
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 1 kilo
- Poivrons - 8 pièces
- Raisins - 2 kilos
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 20 pièces
- Chips nature - 4 sacs
- Chips au paprika - 4 sachets
- Noix salées - 1 kilo
- Olives - 1 kilo
- Crackers salés - 4 paquets
- Chips tortilla - 4 sacs
- Sauce salsa - 2 pots
- Mayonnaise - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Pâtes - 3 kilos
- Sauce pesto - 4 pots
- Sauce pour pâtes - 5 pots
- Parmesan - 500 grammes
- Légumes mélangés - 3 kilo
- Salade verte - 2 kilo
- Vinaigrette - 2 bouteilles
- Falafel vegan - 2 kilos
- Boulettes vegan - 1,5 kilo
- Sandwichs pour garniture vegan - 20 pièces
- Mousse au chocolat - 30 portions
- Salade de fruits végane - 30 portions
- Biscuits - 4 paquets
- Serviettes - 150 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un verre et une tasse par visiteur, puis ajoutez 10 % de réserve pour les invités imprévus ou la vaisselle utilisée simultanément.
Pour l’accueil, préparez un badge nominatif par visiteur confirmé et quelques badges vierges supplémentaires. Gardez-les sur la table d’accueil, avec leurs supports, avant l’ouverture.
Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, en variant les options. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et vérifiez que les glacières sont assez grandes.
Pour le café et le thé, prévoyez une machine à café ou une bouilloire adaptée au groupe, ainsi qu’un thermos de réserve. Les tasses, cuillères, assiettes et couverts sont souvent oubliés lorsque le traiteur ne fournit que les plats.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et l’enceinte au moins 60 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Branchez les rallonges et multiprises à l’avance, en gardant du ruban adhésif pour sécuriser les câbles.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une visite de bureau ?: Prévoyez un verre par visiteur, plus 10 % de réserve. Pour 20 personnes, cela représente 22 verres, surtout si l’accueil et le buffet sont installés à deux endroits.
Combien de badges faut-il préparer pour une visite de bureau ?: Préparez un badge nominatif pour chaque visiteur confirmé et 2 à 5 badges vierges supplémentaires. Faites l’impression et le tri au moins la veille afin de corriger les changements de dernière minute.
Quand refroidir les boissons pour une visite de bureau ?: Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant le début de la visite. Si les glacières sont petites, utilisez-en plusieurs plutôt que de les remplir au dernier moment.
Quand tester le matériel de présentation ?: Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et l’enceinte au moins 60 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et les câbles de rechange.

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