Einkaufsliste für einen Bürobesuch

Für einen Bürobesuch brauchst du mehr als Kaffee und Namensschilder. Gäste müssen ankommen, sich orientieren und während des Programms versorgt werden. Plane Getränke, Geschirr und Technik nach der Zahl der angemeldeten Besucher und halte zusätzlich Material für Empfang, Wegweiser und Präsentation bereit. Die folgenden Mengen helfen dir, rechtzeitig einzukaufen und typische Engpässe bei Kaffee, Wasser, Gläsern und Sitzplätzen zu vermeiden.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 40
TischeAnz. 6
Empfangstisch
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

TrinkgläserAnz. 50
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
ServierschalenAnz. 10
ServierzangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
KühlboxenAnz. 3

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
Kabelloses Mikrofon
Tragbarer Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

TischdeckeAnz. 6
NamensschilderAnz. 40
NamensschildhalterAnz. 40
WegweiserAnz. 8
BallonsAnz. 30
BlumenarrangementsAnz. 4
KlebebandAnz. 3
SchereAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
PutzeimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 6
SpülbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitronen - 6 Stück
- Stillwasser - 24 Flaschen
- Sprudelwasser - 24 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangensaft - 6 Liter
- Apfelsaft - 4 Liter
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pilsener - 48 Flaschen
- Weißwein - 6 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Sekt - 3 Flaschen
- Eiswürfel - 8 Kilo
- Miniwraps - 60 Stück
- Vollkornbrot - 4 Laibe
- Weiße Brötchen - 40 Stück
- Mehrkornbrötchen - 30 Stück
- Frischkäse - 1 Kilo
- Junger Käse - 1,5 Kilo
- Brie - 800 gram
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilo
- Räucherlachs - 800 Gramm
- Hummus - 1 Kilo
- Gemüseaufstrich - 600 gramm
- Rucola - 400 Gramm
- Gurken - 6 Stück
- Cherrytomaten - 1 kilo
- Paprika - 8 Stück
- Trauben - 2 Kilo
- Äpfel - 30 Stück
- Bananen - 20 Stück
- Naturelchips - 4 Tüten
- Paprikachips - 4 Tüten
- Gesalzene Nüsse - 1 Kilo
- Oliven - 1 Kilo
- Salzige Cracker - 4 Packungen
- Tortillachips - 4 Beutel
- Salsasoße - 2 Gläser
- Mayonnaise - 1 Glas
- Ketchup - 1 Flasche
- Senf - 1 Glas
- Pasta - 3 Kilo
- Pestosauce - 4 Gläser
- Pastasauce - 5 Gläser
- Parmesan - 500 gram
- Gemischtes Gemüse - 3 Kilo
- Grüner Salat - 2 Kilo
- Salatdressing - 2 Flaschen
- Veganer Falafel - 2 kilo
- Vegane Bällchen - 1,5 Kilo
- Brötchen für vegane Beläge - 20 Stück
- Schokoladenmousse - 30 Portionen
- Vegane Fruchtsalat - 30 Portionen
- Kekse - 4 Packungen
- Servietten - 150 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 30 Stück

Tipps

Rechne pro Gast für die ersten zwei Stunden mit etwa 0,75 Litern Wasser und zwei bis drei weiteren Getränken. Kühle mindestens zwei Drittel vor der Ankunft und stelle den Rest als Reserve bereit.
Plane bei Kaffee und Tee jeweils eine Tasse pro Gast für den Empfang und eine weitere während des Besuchs. Für 20 Personen brauchst du also mindestens 40 Tassen sowie ausreichend Thermoskannen oder Kaffeemaschinen.
Nimm bei Geschirr und Besteck eine Reserve von etwa 10 Prozent. Bei 30 Gästen entsprechen das 33 Trinkgläser, Kaffeetassen, Teller und Bestecksets, damit Nachschub oder ein heruntergefallenes Teil kein Problem wird.
Prüfe Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam im vorgesehenen Raum. Lege außerdem mindestens ein Verlängerungskabel und Klebeband für lose Kabel und Wegweiser bereit.
Bereite Namensschilder, Halter und Wegweiser spätestens am Vorabend vor. Ein Empfangstisch, ein Kleiderständer und klar sichtbare Hinweise sparen am Ankunftstag Zeit und verhindern, dass Besucher den Besprechungsraum suchen.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für einen Bürobesuch?: Plane für die ersten zwei Stunden rund 0,75 Liter Wasser und zwei bis drei weitere Getränke pro Person. Bei 20 Gästen sind das etwa 15 Liter Wasser plus 40 bis 60 zusätzliche Getränke.
Wie viel Geschirr brauche ich für 30 Besucher?: Kaufe oder leihe jeweils mindestens 33 Trinkgläser, Kaffeetassen, Teller und Bestecksets ein. Die 10 Prozent Reserve decken Bruch, Verschmutzung und zusätzlichen Bedarf ab.
Wann sollte ich die Technik für den Bürobesuch testen?: Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag im tatsächlichen Besprechungsraum. Plane zusätzlich 30 Minuten am Veranstaltungstag für den Aufbau und einen kurzen Funktionstest ein.
Wie früh muss ich Namensschilder und Wegweiser vorbereiten?: Bereite sie mindestens einen Tag vorher vor und sortiere die Namensschilder nach der Besucherliste. Hänge die Wegweiser am Tag des Besuchs mindestens 30 Minuten vor der Ankunft auf.

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