Que faut-il prévoir pour une visite d’auteur ?

Une visite d’auteur demande plus que quelques exemplaires à vendre. Il faut prévoir l’accueil, les boissons, le café, la prise de parole et le matériel de présentation, sans oublier les badges et les fournitures pour les participants. Cette liste vous aide à préparer les achats et le matériel à emporter au même endroit. Pour les quantités, partez du nombre d’inscrits et ajoutez une marge de 10 % pour les gobelets, les boissons et les supports papier.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 8
Table d’accueil
Table de livres
Table de prise de parole

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Câble HDMI
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable
Micro sans fil
Pied de microphone

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à boireqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Glacièresqté 2

Papeterie

Badges nominatifsqté 80
Stylos à billeqté 40
Blocs-notesqté 80
Bloc de paperboardqté 2
Marqueursqté 12
Post-itqté 6
Marque-pagesqté 100

Décoration

Bannière de bienvenue
Nappesqté 6
Badge de l'auteur

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Snacks salés - 4 sachets
- Mini bretzels - 3 sacs
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 6 barquettes
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Mini-carottes - 3 kilos
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Crackers - 8 paquets
- Mini petits pains - 100 pièces
- Tranches de fromage - 3 kilos
- Houmous sans allergènes - 2 barquettes
- Beurre doux - 2 paquets
- Serviettes - 400 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Cuillères à thé - 100 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Sacs poubelle - 2 rouleaux

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée de la rencontre. Gardez l’eau dans des carafes et quelques boissons au frais dans les glacières.
Pour les livres à vendre, commandez le nombre d’exemplaires confirmé par l’auteur ou la librairie, puis ajoutez 10 % si la demande est incertaine. Préparez aussi une table séparée pour éviter que les ventes gênent l’accueil.
Comptez un badge nominatif et un stylo par participant attendu, avec 10 % de réserve. Imprimez la liste des participants avant le jour J afin de repérer rapidement les personnes inscrites.
Vérifiez le matériel de projection au moins 48 heures avant la rencontre : ordinateur portable, projecteur, écran, câble HDMI et rallonges. Testez aussi l’enceinte et le micro sans fil dans la salle, car un adaptateur manquant se remplace rarement au dernier moment.
Pour le café et le thé, prévoyez au minimum une tasse par personne, deux thermos et une carafe d’eau pour un groupe d’environ 20 personnes. Ajoutez les cuillères, les assiettes et les couverts si une collation ou un buffet est prévu.

Questions fréquentes

Combien de livres faut-il commander pour une visite d’auteur ?: Basez-vous sur le nombre de ventes déjà réservées et ajoutez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 30 ventes prévues, préparez donc 33 livres, sauf indication différente de l’auteur ou de la librairie.
Combien de temps à l’avance faut-il préparer le matériel technique ?: Faites l’inventaire au moins 48 heures avant la visite. Branchez et testez le projecteur, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges, l’enceinte et le micro sans fil avant l’arrivée du public.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une rencontre littéraire ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Prévoyez toujours de l’eau en carafe et une réserve d’environ 10 %.
Combien de badges et de fournitures faut-il préparer ?: Préparez un badge et un stylo par participant inscrit, plus 10 % de réserve. Pour 40 participants, cela représente 44 badges et 44 stylos, ainsi que quelques blocs-notes pour les intervenants et les participants.

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