Checklist pour organiser un après-midi jeux

Un après-midi jeux se prépare surtout dans le bon ordre : confirmer les participants, choisir les jeux, répartir le matériel et prévoir l’accueil. Ce plan rassemble 39 tâches et 40 fournitures, des invitations à l’animation des manches. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les feuilles de score, les badges nominatifs et les jeux de secours. Commencez plusieurs semaines avant, puis gardez les dernières heures pour l’installation et le buffet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Créer le programme de jeux
2 personnes
Vérifier le stock de jeux
2 personnes
Emprunter des jeux
2 personnes
Répartir les bénévoles
Faire la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Répartir les jeux par table
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le buffet de wraps
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Préparer les jeux
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Animer les manches du jeu
6 personnes
Récupérer les feuilles de score
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le buffet de wraps
4 personnes
Vérifier les repas adaptés
2 personnes
Accompagner le match final
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Trier les jeux
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retourner les jeux
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 45
Table de buffetqté 2
Porte-manteau

Matériel de jeu

Jeux de sociétéqté 20
Jeux de cartesqté 8
Désqté 30
Chronomètres de jeuqté 8
Pions et jetonsqté 10
Tableau des scoresqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Verres à boireqté 60
Tasses à caféqté 45
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Louches à soupeqté 3
Décapsuleursqté 2

Réfrigération

Glacièresqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandesqté 6
Badges nominatifsqté 50

Papeterie

Marqueursqté 2
Stylosqté 30
Feuilles de scoreqté 60

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Éclairage

Lampes à batterieqté 4

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines à l’avance et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et de recueillir les besoins alimentaires.
Vérifiez le stock de jeux dès que le programme est établi, idéalement 2 semaines avant. Prévoyez au moins un jeu ou un paquet de cartes de remplacement par tranche de 4 tables pour éviter un temps mort en cas de matériel incomplet.
Répartissez les jeux par table avant l’arrivée des participants et préparez les feuilles de score, les stylos et les chronomètres au même endroit. Cette préparation peut facilement prendre 30 à 45 minutes si elle est laissée au dernier moment.
Installez la table d’inscription, les badges nominatifs et le tableau des scores au moins 30 minutes avant l’ouverture. Gardez les listes d’inscription et les marqueurs ensemble afin de ne pas bloquer l’accueil dès les premières arrivées.
Mettez les boissons au frais et préparez le buffet de wraps 1 à 2 heures avant le début. Gardez les boissons chaudes dans des thermos et placez assiettes, gobelets, couverts et pinces de service sur la table du buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un après-midi jeux ?: Prévoyez 3 semaines pour envoyer les invitations et réserver le lieu, puis 1 à 2 semaines pour finaliser les jeux, les bénévoles et les achats. Réservez les 2 dernières heures à la préparation du buffet et de la salle.
Combien de jeux faut-il prévoir pour un après-midi jeux ?: Préparez au minimum un jeu principal par table, avec un jeu ou un paquet de cartes de remplacement pour 4 tables. Vérifiez les pions, jetons, dés et règles au moins 7 jours avant.
Quand préparer le buffet pour un après-midi jeux ?: Préparez les éléments qui se conservent 1 à 2 heures avant l’accueil. Mettez les boissons au frais à l’avance et assemblez les wraps le plus près possible du début pour éviter qu’ils ne ramollissent.
Quand installer les tables et les chaises ?: Installez les tables, les chaises et les jeux environ 60 minutes avant l’arrivée du public. Gardez les 30 dernières minutes pour la table d’inscription, les badges, les feuilles de score et les dernières vérifications.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.