Qué necesitas para organizar una visita de escritores

Para una visita de escritores necesitas preparar tanto la recepción del público como el espacio de presentación y la mesa de libros. La lista incluye mobiliario, equipo técnico, bebidas, café, vajilla y material para participantes y ponentes. Calcula las cantidades a partir del número de inscritos y deja margen para reposiciones. Los libros, las acreditaciones y los cables suelen quedarse para el último momento, así que conviene comprobarlos varios días antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 80
Mesascant. 8
Mesa de recepción
Mesa de libros
Mesa de oradores

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMI
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Altavoz portátil
Micrófono inalámbrico
Soporte de micrófono

Vajilla

Tazas de cafécant. 50
Vasoscant. 80
Platoscant. 80
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 4
Bandejas de serviciocant. 4
Neveras portátilescant. 2

Material de oficina

Credencialescant. 80
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 80
Portafolios de papelcant. 2
Rotuladorescant. 12
Notas adhesivascant. 6
Separadores de libroscant. 100

Decoración

Banner de bienvenida
Mantelescant. 6
Tarjeta identificativa del escritor

Limpieza

Papeleracant. 4
Recogedor y escobacant. 2
Cuboscant. 2
Paños de limpiezacant. 6

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Snacks salados - 4 bolsas
- Mini pretzels - 3 bolsas
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates cherry - 6 bandejas
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 60 unidades
- Minizanahorias - 3 kilos
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Crackers - 8 paquetes
- Mini bocadillos - 100 unidades
- Lonchas de queso - 3 kilos
- Hummus sin alérgenos - 2 recipientes
- Mantequilla - 2 paquetes
- Servilletas - 400 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Cucharaditas - 100 unidades
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Papel de cocina - 4 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 paquete
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Bolsas de basura - 2 rollos

Consejos

Calcula dos vasos por persona para la sesión y añade una jarra de agua por cada 10 a 15 asistentes. Deja las bebidas frías al menos 3 horas antes de abrir las puertas.
Prepara café y té para aproximadamente la mitad de los participantes: calcula una taza por persona al inicio y una segunda ronda si la actividad dura más de 2 horas.
Reserva una silla por participante inscrito y añade entre 5 y 10 sillas libres para acompañantes o asistentes sin inscripción previa. Colócalas antes de probar la visibilidad de la pantalla.
Comprueba el equipo técnico entre 24 y 48 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, regletas y alargadores. Prueba también el micrófono inalámbrico y el altavoz en la posición real de la presentación.
Pide los libros para la venta con suficiente margen para recibirlos y revisarlos antes del evento. Separa la mesa de libros de la recepción y prepara bolígrafos, blocs, portafolios y acreditaciones para evitar colas al llegar.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas bebidas necesito para una visita de escritores?: Calcula dos bebidas por persona para la primera hora y añade una bebida extra por persona si la actividad dura más de 2 horas. Para el agua, prepara al menos una jarra por cada 10 a 15 asistentes.
¿Cuánto café debo preparar para los asistentes?: Prepara una taza por persona para la bienvenida si esperas que beba café o té aproximadamente la mitad del público. Para una sesión de 2 horas o más, calcula una segunda ronda para esas mismas personas.
¿Cuándo debo comprobar el proyector y el sonido?: Haz una primera comprobación entre 24 y 48 horas antes y repite la prueba el mismo día, al menos 60 minutos antes de recibir al público. Lleva el cable HDMI, los alargadores y las regletas junto con el portátil.
¿Cuántas sillas necesito para la visita de escritores?: Coloca una silla por cada participante confirmado y añade entre 5 y 10 unidades de margen. Si esperas inscripciones el mismo día, aumenta ese margen según el aforo disponible.

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