Que faut-il prévoir pour une table ronde ?

Pour une table ronde, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux badges. Il faut prévoir le mobilier du panel et du public, un point café, la sonorisation, la projection et une signalétique claire. La liste ci-dessous regroupe le matériel à acheter ou à emprunter, avec les éléments souvent oubliés au dernier moment. Adaptez les quantités au nombre de participants, d’intervenants et de places assises.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Table de table ronde
Tables d'appointqté 4
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 5

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 5
Cliqueur de présentation
Glacièresqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 10
Nappesqté 6
Panneaux directionnelsqté 6
Panneaux du programmeqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 4
Câbles d'éclairageqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 2
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus d'orange - 6 packs
- Jus de pomme - 4 briques
- Citrons - 12 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Chips au paprika - 5 sachets
- Chips nature - 5 sachets
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 5 kilos
- Mini-carottes - 3 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Sauce yaourt - 2 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Wraps - 100 pièces
- Garniture de wrap au houmous - 4 kilo
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Fromage jeune affiné - 2 kilos
- Fromage à la crème aux herbes - 1 kilo
- Laitue - 2 kilo
- Poivrons - 20 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Poivre - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Paprika en poudre - 1 pot
- Pain d’épices - 2 paquets
- Biscuits vegan - 3 paquets
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Serviettes - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de places pour les inscriptions de dernière minute. Pour le panel, comptez aussi une chaise par intervenant et une place pour le modérateur.
Pour la vaisselle, prévoyez au minimum une tasse à café, un verre à eau et une assiette par personne, avec 10 % de réserve. Ajoutez assez de couverts et de louches pour le buffet afin d’éviter de les réutiliser pendant la pause.
Comptez un microphone sans fil par intervenant qui prend régulièrement la parole, plus un microphone pour les questions du public. Testez le mixeur audio, les haut-parleurs et les pieds de micro avant l’arrivée des invités.
Pour la projection, préparez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, au moins un câble HDMI de rechange, ainsi que des rallonges et multiprises. Un cliqueur de présentation évite que le modérateur doive retourner à l’ordinateur entre deux diapositives.
Ne reportez pas la signalétique au jour même : imprimez les panneaux du programme et les panneaux directionnels au moins 24 heures avant. Préparez également les badges nominatifs et vérifiez que les nappes, les tables d’appoint et le point café correspondent à l’agencement prévu.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une table ronde ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Ajoutez séparément les sièges du panel et du modérateur si vous les installez à une table dédiée.
Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?: Comptez un verre à eau et une tasse à café par personne, plus 10 % de réserve. Pour une table ronde de 50 personnes, cela représente 55 verres et 55 tasses.
Combien de microphones faut-il pour une table ronde ?: Prévoyez un microphone par intervenant, un pour le modérateur et au moins un pour les questions du public. Pour cinq intervenants et un modérateur, six microphones sont nécessaires, ou sept si le public pose des questions depuis la salle.
Quand acheter ou préparer le matériel d’une table ronde ?: Finalisez les achats et les locations au moins une semaine avant l’événement. Imprimez les badges et la signalétique 24 heures avant, puis testez le son, la projection et les câbles avant l’ouverture de la salle.

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