Qué necesitas para organizar una mesa redonda
Para una mesa redonda necesitas separar las compras en cuatro zonas: panel, público, registro y café. Calcula una silla por asistente y añade una para cada panelista y otra para el moderador. La parte técnica requiere más que micrófonos: comprueba altavoces, cables, regletas, portátil, proyector y pantalla antes del día del evento. También conviene tener listas las tarjetas de nombre, la señalización y la vajilla con al menos un día de margen.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesa de panel
- Mesas auxiliarescant. 4
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 5
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 5
- Clic de presentación
- Neveras portátilescant. 3
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 10
- Mantelescant. 6
- Señales direccionalescant. 6
- Carteles del programacant. 3
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Cables de luzcant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cubos de limpiezacant. 2
- Limpiacristalescant. 2
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Spa Blauw - 8 botellas
- Agua con gas - 6 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Zumo de naranja - 6 envases
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Limones - 12 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Patatas fritas de pimentón - 5 bolsas
- Patatas fritas naturales - 5 bolsas
- Mix de aperitivos salados - 4 bolsas
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Uvas - 5 kilos
- Minizanahorias - 3 kilos
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Aliño de yogur - 2 botellas
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Wraps - 100 unidades
- Relleno de hummus para wraps - 4 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Queso semicurado joven - 2 kilos
- Queso crema con hierbas - 1 kilo
- Lechuga - 2 kilos
- Pimientos - 20 unidades
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Aceite de oliva - 1 botella
- Pimienta - 1 bote
- Sal - 1 paquete
- Pimentón en polvo - 1 bote
- Pan de jengibre - 2 paquetes
- Galletas veganas - 3 paquetes
- Crackers sin gluten - 3 paquetes
- Servilletas - 200 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 paquete
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
Consejos
- Cuenta las sillas según las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 %; reserva además una silla por panelista y una para el moderador.
- Para el café, prepara al menos una taza, un vaso de agua y un plato por persona, y añade un 10 % extra para reposición y roturas.
- Comprueba el equipo audiovisual entre 24 y 48 horas antes: prueba cada micrófono inalámbrico, los altavoces, la mesa de mezclas, el portátil, el proyector y los cables HDMI.
- Lleva una regleta y un cable alargador por cada zona técnica que esté lejos de una toma de corriente; etiqueta los cables antes de montar la sala.
- Prepara las tarjetas de nombre, los carteles del programa y las señales direccionales como mínimo el día anterior. Así puedes corregir nombres, horarios o indicaciones antes de recibir al público.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una mesa redonda?
- Calcula una silla por persona inscrita y añade un 10 % de margen. Incluye también una silla para cada panelista y otra para el moderador si no están dentro del recuento de asistentes.
- ¿Cuánto café y vajilla debo comprar para una mesa redonda?
- Prepara una taza de café, un vaso de agua y un plato por asistente, más un 10 % adicional. Si el encuentro dura más de 2 horas, calcula al menos 2 servicios de café por persona.
- ¿Cuándo debo probar los micrófonos y el proyector?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al menos 60 minutos antes de la llegada del público. Comprueba también los cables HDMI, las regletas, el portátil y el clic de presentación.
- ¿Cuándo preparo las tarjetas de nombre y los carteles?
- Imprime y revisa las tarjetas y los carteles como mínimo 24 horas antes. Reserva 30 minutos el día del evento para colocarlos, montar las señales direccionales y actualizar cualquier cambio de última hora.
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