Que faut-il acheter pour organiser une table ronde ?

Une table ronde demande plus que des chaises et quelques micros. Il faut prévoir l’installation des intervenants, la sonorisation, la projection, l’accueil des participants et le service des boissons. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emprunter pour que la salle soit prête avant l’arrivée du public. Vérifie les besoins techniques et alimentaires dès que les inscriptions commencent, car les oublis se corrigent difficilement le jour même.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 10
Table de table ronde
Nappesqté 8
Tabouretsqté 5

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation
Paperboard
Marqueursqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 10

Catering

Glacièresqté 3
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 2
Serviettesqté 200
Présentoirs à gâteauxqté 4
Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Miel - 1 pot
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Tonic - 2 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Prosecco - 4 bouteilles
- Citrons - 10 pièces
- Glaçons - 10 kilos
- Mini-sandwiches au fromage - 40 pièces
- Mini-sandwichs au jambon - 40 pièces
- Mini-sandwichs au houmous - 30 pièces
- Mini-sandwichs au poulet - 30 pièces
- Mini-quiches - 60 pièces
- Bâtonnets de légumes - 4 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Olives - 2 kilos
- Dés de fromage - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 30 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Mélange de noix - 2 kilo
- Biscuits - 5 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Ketchup - 1 bouteille
- Mayonnaise - 1 pot
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes désinfectantes - 3 paquets

Décoration

Badges nominatifsqté 75
Porte-nomsqté 75
Brochures du programmeqté 75
Panneaux de signalisationqté 8
Numéros de tableqté 10
Stylosqté 30

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Seaux de nettoyageqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de cuisineqté 4
Couteaux de serviceqté 4

Conseils

Prévois une chaise par participant inscrit, puis ajoute 5 à 10 % de marge pour les invités de dernière minute. Pour les intervenants, compte aussi une table de table ronde et des tabourets si le format le demande.
Prépare un microphone sans fil par intervenant qui prend régulièrement la parole, plus un exemplaire de secours. Teste chaque micro avec le système de sonorisation avant l’ouverture des portes.
Pour la projection, prends un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran de projection, au moins un câble HDMI de rechange et un cliqueur de présentation. Ajoute deux rallonges et deux multiprises si les prises sont éloignées de la scène.
Pour les boissons, compte environ 2 à 3 verres d’eau par personne pour les deux premières heures, puis prévois des verres supplémentaires pour le café et le thé. Refroidis les boissons dans les glacières avant l’arrivée du public.
Prépare la table d’inscription avec la liste imprimée, les badges nominatifs et des serviettes en réserve. Pour le café et le thé, prévois au moins un pichet ou thermos pour 10 à 15 personnes afin d’éviter les files d’attente.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour une table ronde ?: Prévois une chaise par personne inscrite et ajoute 5 à 10 % de marge. Pour 40 participants, cela représente 42 à 44 chaises, sans compter les sièges éventuellement nécessaires pour les intervenants.
Combien de microphones faut-il pour une table ronde ?: Prévois un microphone par intervenant présent sur scène, ainsi qu’un microphone pour le modérateur si les échanges sont fréquents. Ajoute idéalement un microphone sans fil de secours et teste l’ensemble au moins 60 minutes avant l’accueil.
Quelle quantité de boissons acheter pour une table ronde ?: Compte 2 à 3 verres d’eau par personne pour les deux premières heures, puis ajuste selon la durée. Pour 40 participants, prévois environ 80 à 120 portions d’eau, ainsi que du café et du thé selon les préférences recueillies à l’inscription.
Quand faut-il acheter ou réserver le matériel technique ?: Réserve la sonorisation, les microphones et le vidéoprojecteur au moins 2 à 3 semaines avant la table ronde. Achète ou rassemble les câbles, rallonges, multiprises et adaptateurs au plus tard 3 jours avant, puis effectue un test complet la veille.

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