Qué necesitas para organizar una mesa redonda
Una mesa redonda necesita más que sillas y una mesa para los panelistas. Debes prever sonido, proyección, agua, café, material de registro y cables de repuesto para que la sesión empiece a tiempo. Usa la lista como base y ajusta las cantidades al número de inscritos, panelistas y duración del encuentro. Encarga el catering y confirma la parte técnica varios días antes, no la víspera.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 10
- Mesa de panel
- Mantelescant. 8
- Taburetescant. 5
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 3
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Clic de presentación
- Pizarra de hojas
- Rotuladorescant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 3
- Bandejas de servircant. 10
- Cubiertos de serviciocant. 10
Catering
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 2
- Servilletascant. 200
- Bandejas para pastelescant. 4
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Miel - 1 tarro
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Tónica - 2 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Vino blanco - 6 botellas
- Vino tinto - 4 botellas
- Prosecco - 4 botellas
- Limones - 10 unidades
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Mini sándwiches de queso - 40 unidades
- Mini sándwiches de jamón - 40 unidades
- Mini sándwiches de hummus - 30 unidades
- Mini sándwiches de pollo - 30 unidades
- Mini quiches - 60 unidades
- Tiras de verduras - 4 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Aceitunas - 2 kilos
- Dados de queso - 2 kilo
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 30 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Galletas - 5 paquetes
- Brownies - 60 unidades
- Ketchup - 1 botella
- Mayonesa - 1 bote
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Toallitas desinfectantes - 3 paquetes
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 75
- Portanombrescant. 75
- Folletos del programacant. 75
- Carteles de señalizacióncant. 8
- Números de mesacant. 10
- Bolígrafoscant. 30
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Cubos de limpiezacant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de cocinacant. 4
- Cuchillos de servircant. 4
Consejos
- Calcula una silla por inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva. Para el panel, prevé una mesa y un taburete o silla por persona, además del asiento del moderador si participa en la misma disposición.
- Prepara un micrófono inalámbrico por panelista y uno adicional para el moderador o las preguntas del público. Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes de abrir las puertas.
- Lleva dos cables HDMI, al menos dos alargadores y dos regletas aunque el lugar ya tenga conexiones. Comprueba el portátil, el proyector y la pantalla con la presentación completa el mismo día.
- Calcula dos vasos de agua por persona para una sesión de hasta dos horas: uno para el inicio y otro de reserva. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y coloca jarras o dispensadores antes del registro.
- Separa el material de registro de la zona del panel: lista impresa de inscritos, tarjetas con nombres, servilletas y rotuladores. Imprime la lista el día anterior y guarda una copia digital por si hay cambios de última hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una mesa redonda?
- Calcula una silla por persona inscrita y añade un 5 % o 10 % de margen. Si esperas 50 asistentes, prepara entre 53 y 55 sillas, además de los asientos del panel y del moderador si no están incluidos.
- ¿Cuántos micrófonos hacen falta para una mesa redonda?
- Usa un micrófono por cada panelista y otro para el moderador. Añade uno más si habrá preguntas del público con micrófono itinerante; prueba todos al menos 60 minutos antes.
- ¿Cuánta agua y café debo comprar para una mesa redonda?
- Para una sesión de hasta dos horas, calcula dos vasos de agua por asistente. Para el café, reserva aproximadamente una taza por persona y un 10 % adicional, y confirma las cantidades con el proveedor del catering al menos 3 días antes.
- ¿Cuándo debo preparar la pantalla y el equipo de sonido?
- Monta la disposición y conecta el equipo entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Comprueba entonces la presentación, los cables, el volumen de cada micrófono y la visibilidad desde la última fila.
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