Soirée portes ouvertes : la liste de courses à prévoir

Une soirée portes ouvertes demande plus que quelques boissons et des badges. Il faut pouvoir accueillir les visiteurs, les orienter, servir le café et les encas, puis faire fonctionner les présentations sans chercher un câble au dernier moment. Cette liste rassemble le matériel, la vaisselle, les fournitures techniques et la décoration à acheter ou à emprunter. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits, en gardant une marge pour les visiteurs qui arrivent sans inscription.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 100
Accueil
Tabouretsqté 8
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Ciseauxqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Ruban adhésifqté 6
Ruban de masquageqté 6
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Poubellesqté 10

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème à café - 2 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 5 bouteilles
- Limonade au citron - 5 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Glaçons - 8 sacs
- Mini sandwiches au fromage - 40 pièces
- Mini-sandwichs au jambon - 40 pièces
- Mini-sandwichs végétariens - 40 pièces
- Mini-sandwichs vegan - 20 pièces
- Wraps aux légumes - 40 pièces
- Wraps au poulet - 40 pièces
- Mini quiches - 40 pièces
- Mini quiches végétariennes - 30 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Bâtonnets salés - 3 sachets
- Noix mélangées - 2 sacs
- Pop-corn - 3 sachets
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 6 barquettes
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 6 barquettes
- Bébé carottes - 4 sacs
- Houmous - 6 barquettes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Beurre - 4 barquettes
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Gâteaux roses - 60 pièces
- Mini stroopwafels - 6 paquets
- Gaufres au sucre - 40 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Pailles en papier - 150 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Sacs poubelle compostables - 30 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Torchons - 12 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Filtres à café - 2 boîtes
- Gobelets d’urgence - 100 pièces
- Étiquettes diététiques - 40 pièces

Conseils

Prévoyez environ 10 % de gobelets, verres, assiettes et couverts en plus du nombre attendu : ils disparaissent vite entre l’accueil, les pauses et les présentations.
Pour le premier accueil, préparez une table dédiée avec les badges nominatifs, la liste d’inscription et les informations pratiques. Imprimez la liste le jour même et gardez quelques badges vierges.
Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson par heure supplémentaire. Refroidissez les boissons avant l’ouverture et prévoyez des pichets ou des thermos pour le café.
Testez le vidéoprojecteur, les écrans, les ordinateurs, les microphones et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Ajoutez des rallonges, multiprises et câbles de recharge compatibles.
Installez la signalétique avant d’ouvrir le lieu : entrée, accueil, salles, sanitaires et parcours de circulation. Prévoyez des tables et chaises en nombre suffisant, ainsi que des porte-manteaux si les visiteurs gardent leurs manteaux.

Questions fréquentes

Combien de verres et d’assiettes prévoir pour une soirée portes ouvertes ?: Prévoyez une pièce par invité pour chaque type de vaisselle utilisé, plus une marge de 10 à 15 %. Pour 50 personnes, cela représente environ 55 à 58 verres, assiettes et jeux de couverts.
Quelle quantité de boissons acheter pour une soirée portes ouvertes ?: Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Pour 50 visiteurs sur deux heures, prévoyez environ 150 boissons, en variant les options et en ajoutant de l’eau.
Quand tester le matériel technique avant l’ouverture ?: Faites un test complet au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez les présentations sur l’ordinateur utilisé, le son des microphones et haut-parleurs, l’image du vidéoprojecteur et chaque câble de recharge.
Combien de temps avant faut-il installer la signalétique et l’accueil ?: Installez la signalétique, la table d’accueil, les badges et la liste d’inscription au moins 45 minutes avant l’ouverture. Gardez ensuite 15 minutes pour corriger un panneau mal placé ou un accès fermé.

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