Wat heb je nodig voor een inloopavond?

Voor een inloopavond heb je meer nodig dan koffie en stoelen. Bezoekers komen verspreid binnen, dus je ontvangstbalie, naamstickers en registratie moeten direct werken. Reken servies en dranken op het verwachte aantal bezoekers, met extra marge voor piekmomenten. Ook techniek, bewegwijzering en verlengsnoeren worden vaak pas op locatie gemist. Gebruik deze boodschappenlijst naast het plan om vooraf te controleren wat je moet kopen, lenen of reserveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 100
Ontvangstbalie
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Scharenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffieapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Kleefbandaantal 6
Schilderstapeaantal 6
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 10

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Koffieroom - 2 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 5 flessen
- Citroenlimonade - 5 flessen
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- IJsblokjes - 8 zakken
- Mini sandwiches kaas - 40 stuks
- Mini sandwiches ham - 40 stuks
- Mini sandwiches vegetarisch - 40 stuks
- Mini sandwiches vegan - 20 stuks
- Wraps met groente - 40 stuks
- Wraps met kip - 40 stuks
- Mini quiches - 40 stuks
- Vegetarische mini quiches - 30 stuks
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoute sticks - 3 zakken
- Gemengde noten - 2 zakken
- Popcorn - 3 zakken
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Druiven - 6 bakjes
- Komkommer - 6 stuks
- Cherrytomaten - 6 bakjes
- Worteltjes - 4 zakken
- Hummus - 6 bakjes
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Jam - 2 potten
- Roomboter - 4 kuipjes
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Vegan koekjes - 4 pakken
- Roze koeken - 60 stuks
- Mini stroopwafels - 6 pakken
- Suikerwafels - 40 stuks
- Servetten - 500 stuks
- Papieren rietjes - 150 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Composteerbare afvalzakken - 30 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectie - 6 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Theedoeken - 12 stuks
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Koffiefilters - 2 dozen
- Drinkbekers voor noodgebruik - 100 stuks
- Dieetlabels - 40 stuks

Tips

Zet bij de ontvangstbalie naamstickers, registratiebladen en pennen klaar vóór de locatie opengaat. Leg ongeveer 10% extra naamstickers klaar voor onverwachte bezoekers of fouten.
Plan per koffiepunt minstens één koffieapparaat, een thermoskan en een waterkoker. Bij meerdere ruimtes voorkom je zo lange looproutes en rijen tijdens het eerste uur.
Neem voor techniek niet alleen een beamer en projectiescherm mee, maar ook een laptop, speakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen. Test alle presentaties vóór de deuren opengaan.
Koel dranken en zet glazen, borden, besteksets en serveertangen klaar voordat de eerste gasten binnenkomen. Voor hapjes heb je daarnaast serveerschalen, snijplanken en messen nodig.
Maak bewegwijzering zichtbaar vanaf de entree en controleer de looproute met tafels, stoelen, krukken, kapstokken en ontvangstbalie op de juiste plek. Reserveer ruimte voor jassen en voorkom dat kabels over looppaden lopen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een inloopavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 warme dranken per bezoeker. Voor een avond van ongeveer 2 uur kun je gemiddeld 3 tot 4 koppen per persoon aanhouden, afhankelijk van het programma en de doelgroep.
Hoeveel glazen en kopjes moet ik klaarzetten?: Zet minimaal één kopje en één glas per verwachte bezoeker klaar, plus 10 tot 15% extra. Bij een inloopavond worden glazen en kopjes niet allemaal tegelijk gebruikt, maar extra servies voorkomt afwasdruk tijdens piekmomenten.
Hoeveel extra naamstickers heb ik nodig?: Print of koop ongeveer 10% extra naamstickers bovenop het aantal bevestigde aanmeldingen. Bij 80 verwachte bezoekers zijn dat bijvoorbeeld 88 stickers, zodat late aanmeldingen en schrijffouten geen probleem vormen.
Wanneer moet ik de techniek voor een inloopavond testen?: Test beamer, projectiescherm, laptop, speakers en microfoon uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de locatie nog een volledige controle voordat de bezoekers binnenkomen, inclusief verlengsnoeren, stekkerdozen en oplaadkabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!