Einkaufsliste für einen offenen Abend

Bei einem offenen Abend brauchst du mehr als Getränke und Snacks. Am Empfang müssen Namensaufkleber, Registrierungsliste und ein funktionierender Tresen bereitliegen; für Gespräche und Vorträge brauchst du passende Sitzplätze, Technik und Beschilderung. Plane Geschirr und Getränke nach der erwarteten Gästezahl und prüfe Lieferungen frühzeitig. Besonders häufig fehlen Verlängerungskabel, Ladekabel, Servierzangen oder genügend Kaffeekannen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 14
StühleAnz. 100
Empfangstresen
HockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ScherenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LaptopsAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadekabelAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
KlebebandAnz. 6
AbdeckbandAnz. 6
InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MülleimerAnz. 10

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Kaffeesahne - 2 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangensaft - 5 Flaschen
- Zitronenlimonade - 5 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Eiswürfel - 8 Säcke
- Mini-Sandwiches mit Käse - 40 Stück
- Mini-Sandwiches mit Schinken - 40 Stück
- Vegane Mini-Sandwiches - 40 Stück
- Vegane Mini-Sandwiches - 20 Stück
- Wraps mit Gemüse - 40 Stück
- Wraps mit Huhn - 40 Stück
- Mini-Quiches - 40 Stück
- Vegetarische Mini-Quiches - 30 Stück
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzstangen - 3 Tüten
- Gemischte Nüsse - 2 Beutel
- Popcorn - 3 Tüten
- Äpfel - 40 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Trauben - 6 Schalen
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 6 Schalen
- Möhren - 4 Beutel
- Hummus - 6 Schalen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Marmelade - 2 Gläser
- Butter - 4 Becher
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Vegane Kekse - 4 Packungen
- Rosafarbene Kuchen - 60 Stück
- Mini-Stroopwafels - 6 Packungen
- Zuckerwaffeln - 40 Stück
- Servietten - 500 Stück
- Papierspitzen - 150 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Kompostierbare Müllsäcke - 30 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Geschirrtücher - 12 Stück
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Trinkbecher für den Notfall - 100 Stück
- Diätetiketten - 40 Stück

Tipps

Plane pro erwarteter Person mindestens ein Glas, einen Teller und ein Besteckset ein; bei einem mehrstündigen Abend sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll.
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Wasser, Kaffee sowie weitere Getränke getrennt bereit. Getränke solltest du spätestens am Vortag kühlen.
Lege für den Empfang Namensaufkleber, Stifte und eine gedruckte Registrierungsliste zusammen. Diese Kleinteile werden oft erst bemerkt, wenn die ersten Gäste bereits eintreffen.
Teste Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, Lautsprecher und Mikrofone mindestens 60 Minuten vor Beginn. Plane pro Technikplatz ein passendes Ladekabel und mehrere Verlängerungskabel ein.
Bestelle Catering und Sonderkost spätestens 3 bis 5 Tage vorher und prüfe die Lieferung bei Ankunft sofort. Für Snacks brauchst du außerdem Servierschalen, Servierzangen, Schneidebretter und Messer.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen offenen Abend?: Du brauchst Getränke, Snacks, Geschirr, einen Empfangstresen, Namensaufkleber und Sitzgelegenheiten. Für Präsentationen kommen Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel hinzu.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Gast?: Plane mindestens ein Glas, einen Teller, ein Besteckset und eine Kaffeetasse pro Person ein. Bei einem offenen Abend mit Nachschub solltest du zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve einplanen.
Wie viele Getränke soll ich für einen offenen Abend kaufen?: Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Stelle Wasser zusätzlich bereit und kühle die Getränke spätestens am Vortag.
Wann muss ich Catering für einen offenen Abend bestellen?: Gib die Cateringbestellung idealerweise 3 bis 5 Tage vorher auf. Ernährungswünsche solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen und vor der Bestellung in die Mengenplanung übernehmen.

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