Que prévoir pour une soirée poésie ?

Une soirée poésie demande peu de matériel, mais certains éléments doivent être prêts avant l’arrivée du public. Prévoyez de quoi accueillir les participants, servir les boissons et les en-cas, installer les poètes et rendre les lectures audibles. Cette liste regroupe les achats et le matériel à emporter pour organiser la soirée sans improviser au dernier moment. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, des intervenants et de la durée du programme.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Portant à vêtementsqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à boireqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Cafetièreqté 3
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Câbles audioqté 6
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 5
Presse-papiersqté 3

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6
Lampes à batterieqté 10

Décoration

Nappesqté 8
Supports de menuqté 8
Affiches du programmeqté 6
Badges nominatifsqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 5
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Tire-bouchonqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Pains de glaceqté 12
Courses
- Grains de café - 2 kilogrammes
- Sachets de thé - 100 pièces
- Thé noir - 30 sachets
- Tisane - 30 sachets
- Lait pour café - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Eau plate - 4 caisses
- Eau pétillante - 3 caisses
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus de raisin - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Pommes - 60 pièces
- Raisins - 5 kilogrammes
- Bananes - 30 pièces
- Mini fromage frais - 4 emballages
- Houmous - 6 pots
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Tranches de fromage - 3 kilogrammes
- Tartinade végétarienne - 8 barquettes
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Salsa - 6 pots
- Olives - 4 bocaux
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 80 pièces
- Tartes salées - 6 pièces
- Sel - 1 boîte
- Poivre - 1 boîte
- Serviettes - 300 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un verre, une assiette et un couvert par personne attendue, puis ajoutez 10 % de réserve pour les invités de dernière minute ou la vaisselle inutilisable.
Pour le premier service, comptez deux à trois boissons par personne, puis gardez les carafes d’eau et les boissons au frais jusqu’à l’ouverture afin d’éviter un manque dès la première heure.
Préparez la table de parole avec un pied de micro par microphone et testez chaque câble audio avant l’arrivée du public ; un essai de 15 minutes permet souvent de repérer un branchement manquant.
Imprimez le déroulé, les contacts et le programme avant le jour J. Prévoyez au moins un exemplaire pour l’accueil et un exemplaire de secours pour la personne qui coordonne les lectures.
Réservez une zone d’accueil avec badges nominatifs, presse-papiers et supports du programme. Installez aussi le portant à vêtements avant l’ouverture : les manteaux encombrent rapidement l’entrée en hiver.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une soirée poésie ?: Prévoyez un verre par personne et ajoutez une réserve de 10 %. Pour 40 participants, cela représente 44 verres, davantage si le service prévoit plusieurs changements de boisson.
Quelle quantité de boissons acheter pour une soirée poésie ?: Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et gardez les boissons au frais avant l’accueil.
De combien de microphones ai-je besoin pour une soirée poésie ?: Prévoyez un microphone par intervenant actif si plusieurs poètes lisent à tour de rôle, avec un microphone supplémentaire pour le présentateur. Testez la sonorisation au moins 15 minutes avant l’arrivée du public.
Quand préparer le matériel d’une soirée poésie ?: Achetez les consommables et vérifiez la liste des courses au moins 2 à 3 jours avant. Installez les tables, les chaises, l’accueil, l’éclairage et la sonorisation le jour même, avant l’ouverture du lieu.

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