Einkaufsliste für einen Poetry-Abend

Für einen Poetry-Abend brauchst du mehr als Getränke und Snacks: Publikum, Vortragende und Technik müssen gut versorgt sein. Plane Sitzplätze, Gläser, Kaffeezubehör und einen klaren Empfangsbereich ein. Mikrofone, Lautsprecher und Kabel solltest du nicht erst am Veranstaltungstag zusammensuchen. Diese Liste hilft dir, Einkäufe und mitzubringende Ausstattung rechtzeitig zu prüfen, damit Lesungen pünktlich beginnen und die Pausen reibungslos funktionieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 70
TischeAnz. 8
Rednertisch
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
TrinkgläserAnz. 70
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 10
ServierzangenAnz. 6
KaffeekannenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Audiomischpult
AudiokabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 5
KlemmbretterAnz. 3

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 6
BatterielampenAnz. 10

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
MenükartenständerAnz. 8
Programmatische PosterAnz. 6
NamensschilderAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 5
PutzeimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3

Catering

KühlboxenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
KorkenzieherAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 3
KühlelementeAnz. 12
Einkäufe
- Kaffeebohnen - 2 Kilogramm
- Teebeutel - 100 Stück
- Schwarzer Tee - 30 Beutel
- Kräutertee - 30 Beutel
- Kaffeemilch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Stilles Wasser - 4 Kisten
- Sprudelwasser - 3 Kisten
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Liter
- Traubensaft - 6 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Äpfel - 60 Stück
- Trauben - 5 Kilogramm
- Bananen - 30 Stück
- Mini-Frischkäse - 4 Packungen
- Hummus - 6 Becher
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Käsescheiben - 3 Kilogramm
- Vegetarischer Aufstrich - 8 Becher
- Gurken - 12 Stück
- Cherrytomaten - 4 Kilogramm
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Salsa - 6 Gläser
- Oliven - 4 Gläser
- Gemischte Nüsse - 3 Kilogramm
- Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 80 Stück
- Herzhafter Kuchen - 6 Stück
- Salz - 1 Dose
- Pfeffer - 1 Dose
- Servietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen
- Papierhandtücher - 6 Packungen

Tipps

Plane pro angemeldeter Person mindestens einen Sitzplatz und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. So bleibt auch für spontane Gäste ein Stuhl frei.
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Wasser in Kannen bereit. Getränke sollten spätestens am Veranstaltungstag gekühlt sein.
Stelle pro 10 Gäste ungefähr eine Servierschale und eine Servierzange für Snacks bereit. Teller, Besteck und Trinkgläser gehören direkt an den Empfangs- oder Pausentisch.
Teste Mikrofone, aktive Lautsprecher und Audiokabel mindestens 60 Minuten vor Beginn. Halte außerdem Verlängerungskabel und ein Audiomischpult griffbereit, statt sie erst während des Einlasses zu suchen.
Richte Namensschilder, Klemmbretter und Programmplakate mindestens 30 Minuten vor dem Einlass ein. Für die Garderobe brauchst du einen sichtbaren Ständer und für die Reinigung mindestens einen Abfallbehälter sowie einen Putzeimer.

Häufige Fragen

Wie viele Gläser brauche ich für einen Poetry-Abend?: Plane mindestens ein Trinkglas pro Gast ein und halte 10 bis 15 Prozent zusätzliche Gläser bereit. Bei mehreren Getränkerunden brauchst du entweder entsprechend mehr Gläser oder eine Möglichkeit zum schnellen Spülen.
Wie viel Technik brauche ich für einen Poetry-Abend?: Für einen kleinen Raum solltest du mindestens aktive Lautsprecher, ein Funkmikrofon, einen Mikrofonständer, ein Audiomischpult und passende Audiokabel einplanen. Teste die Anlage spätestens 60 Minuten vor dem Beginn mit den Vortragenden.
Wann sollte ich Getränke und Snacks einkaufen?: Kühlpflichtige Getränke kaufst du am besten am selben Tag oder höchstens einen Tag vorher und lagerst sie rechtzeitig gekühlt. Snacks und Serviergeschirr sollten mindestens 2 Stunden vor dem Einlass bereitstehen.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für einen Poetry-Abend?: Richte für jede Anmeldung einen Stuhl ein und plane zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 40 erwarteten Gästen sind das 42 bis 44 Sitzplätze, sofern der Raum diese Aufstellung erlaubt.

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