Que prévoir pour une soirée musicale ?

Une soirée musicale demande plus qu’une playlist et quelques bouteilles. Il faut prévoir le service du buffet, la vaisselle, le matériel audio, l’éclairage et l’accueil des participants. Cette liste vous aide à acheter ou rassembler les 34 fournitures du plan, sans oublier les éléments souvent réglés trop tard : piles, rallonges, étiquettes d’allergènes et contenants pour les boissons. Vérifiez aussi les quantités après les inscriptions, notamment pour les verres, les assiettes et les badges nominatifs.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 70
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Carafesqté 4
Thermosqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Pupitre à musiqueqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 3

Décoration

Nappesqté 6
Guirlandes légèresqté 8
Pupitres de programmeqté 4
Badges nominatifsqté 60

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 5 bouteilles
- Tonic - 3 bouteilles
- Ginger ale - 3 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Bière - 4 caisses
- Bière sans alcool - 12 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 3 bouteilles
- Café - 3 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 5 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 8 pièces
- Glaçons - 8 sacs
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips de tortilla - 5 sacs
- Cacahuètes salées - 3 sachets
- Mélange apéritif - 4 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 2 pots
- Dés de fromage - 2 kilos
- Brie - 4 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 30 pièces
- Carottes - 2 kilos
- Concombres - 5 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Houmous - 6 barquettes
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Baguettes - 8 pièces
- Crackers - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes en papier - 6 paquets
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez au moins un verre réutilisable par personne, plus 10 % de réserve pour les échanges, les chutes et les oublis. Ajoutez les tasses à café, les assiettes et les couverts selon le nombre confirmé d’inscrits.
Pour le buffet, comptez une table de service par zone prévue et préparez plusieurs plateaux, carafes et planches à découper. Les couteaux de cuisine servent à la préparation, pas au service : prévoyez-les séparément si nécessaire.
Testez le son avant l’arrivée du public avec l’ordinateur portable, la table de mixage et les microphones. Gardez au moins deux rallonges, une multiprise et un jeu de piles de rechange disponibles près de la régie.
Prévoyez un éclairage d’appoint en plus des guirlandes : les lampes LED éclairent les zones de circulation et les lampes de poche servent en cas de réglage ou de panne. Rechargez les batteries le jour même.
Achetez ou imprimez les éléments d’accueil avant l’installation : badges nominatifs, panneaux, pupitres de programme et étiquettes d’allergènes. Préparez-les au moins la veille pour pouvoir corriger les noms et les informations alimentaires.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il pour une soirée musicale ?: Prévoyez un verre réutilisable par participant, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 50 personnes, cela représente 55 verres afin de couvrir les pertes et les verres laissés sur les tables.
Que faut-il prévoir pour le buffet d’une soirée musicale ?: Prévoyez des tables de buffet, des nappes, des assiettes, des couverts, des plateaux de service, des carafes et des ustensiles de préparation. Achetez les quantités après la clôture des inscriptions et préparez les étiquettes d’allergènes au plus tard la veille.
Quel matériel audio faut-il pour une soirée musicale ?: Le matériel de base comprend une table de mixage, des microphones, des pieds de micro, un ordinateur portable, des rallonges et des multiprises. Faites un test complet au moins 2 heures avant l’ouverture, avec la playlist et les fichiers musicaux définitifs.
Quand faut-il acheter les piles et vérifier les câbles ?: Achetez les piles de rechange et contrôlez les rallonges, multiprises et câbles au moins 48 heures avant la soirée. Rechargez ensuite les batteries le jour même et gardez les pièces de secours accessibles pendant l’installation.

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