Qué necesitas para organizar una noche de música
Para una noche de música necesitas coordinar compras de comida y bebida con el equipo técnico y el montaje de la sala. La lista incluye vasos reutilizables, platos, cubiertos y bandejas para servir, además de altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y cables. También conviene preparar iluminación, carteles y una mesa de registro antes de que lleguen los invitados. Revisa las cantidades según el número de inscripciones y deja tiempo para enfriar las bebidas y probar el sonido.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 70
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Jarrascant. 4
- Termoscant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Portátil
- Atril para partiturascant. 2
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
- Baterías de repuestocant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Linternascant. 3
Decoración
- Mantelescant. 6
- Guirnaldas ligerascant. 8
- Atriles para programascant. 4
- Pancartas con nombrescant. 60
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Naranjada - 5 botellas
- Tónica - 3 botellas
- Ginger ale - 3 botellas
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Cerveza - 4 cajas
- Cerveza sin alcohol - 12 botellas
- Vino blanco - 6 botellas
- Vino tinto - 3 botellas
- Café - 3 paquetes
- Té - 2 cajas
- Azúcar - 1 kilo
- Leche - 5 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Limones - 8 unidades
- Cubitos de hielo - 8 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Nachos de tortilla - 5 bolsas
- Cacahuetes salados - 3 bolsas
- Tentempié de frutos secos - 4 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Pepinillos - 2 tarros
- Dados de queso - 2 kilo
- Brie - 4 piezas
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 30 unidades
- Zanahorias - 2 kilos
- Pepinos - 5 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Hummus - 6 envases
- Salsa de ajo - 3 botellas
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Barras de pan - 8 unidades
- Crackers - 6 paquetes
- Crackers sin gluten - 2 paquetes
- Aceite de oliva - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas de papel - 6 paquetes
- Papel de cocina - 4 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Esponjas - 6 unidades
- Jabón de manos - 4 botellas
Consejos
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade opciones sin alcohol según las preferencias dietéticas recogidas. Enfría las bebidas varias horas antes, no justo al empezar el montaje.
- Prepara al menos un vaso y un plato por invitado, más un 10 % de reserva para roturas o cambios. Coloca las bandejas de servir, jarras y cubiertos en la mesa del buffet antes de sacar los aperitivos.
- Comprueba el equipo de sonido como conjunto: altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, portátil, enrollacables y regletas. Haz una prueba de nivel al menos 60 minutos antes de recibir al público.
- Carga las baterías la víspera y lleva baterías de repuesto para micrófonos y otros equipos. Las linternas son útiles durante el montaje, especialmente antes de instalar las lámparas LED y las guirnaldas de luces.
- Imprime el programa, los carteles y las etiquetas de alérgenos antes del día del evento. Coloca atriles para programas y pancartas con nombres en la mesa de registro, y sitúa una papelera cerca del buffet.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos vasos necesito para una noche de música?
- Calcula un vaso reutilizable por persona y añade un 10 % de reserva. Para 50 invitados, prepara al menos 55 vasos; si no habrá lavado durante el evento, usa una reserva mayor.
- ¿Cuándo debo enfriar las bebidas?
- Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes de la llegada de los invitados. Comprueba la temperatura aproximadamente 30 minutos antes de abrir el registro y deja algunas jarras listas para servir.
- ¿Cuánto antes hay que probar el equipo de sonido?
- Haz una primera prueba el día anterior si es posible y una prueba completa al menos 60 minutos antes del comienzo. Comprueba el portátil, la playlist, los micrófonos, los niveles y todas las conexiones.
- ¿Qué material necesito para servir los aperitivos?
- Prepara bandejas de servir, platos, cubiertos, jarras, tablas de cortar y cuchillos de cocina. Ten todo colocado entre 30 y 45 minutos antes de recibir a los invitados, con las etiquetas de alérgenos visibles.
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