Que prévoir pour une soirée documentaire sur la danse ?

Pour une soirée documentaire sur la danse, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux en-cas. Il faut aussi prévoir la vaisselle du buffet, le matériel de projection et les accessoires qui évitent les interruptions pendant la séance. Vérifie les câbles, adaptateurs et multiprises avant de faire les courses : ce sont les oublis les plus fréquents. Cette liste t’aide à préparer l’accueil, la projection et le moment convivial qui suit ou précède le film.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4
Nappesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Cliqueur de présentation
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Clés USBqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Carafesqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Décapsuleursqté 3

Décoration

Affiches de danseqté 10
Panneaux directionnelsqté 8
Badges nominatifsqté 70

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Sets de balaiqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Ginger ale - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Sirop de limonade - 2 bouteilles
- Café - 4 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Citrons - 12 pièces
- Baguettes - 24 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains - 60 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Jeune fromage - 4 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Tartinade végétarienne - 2 kilo
- Filet de dinde - 3 kilo
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Roquette - 8 sacs
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Popcorn - 8 sachets
- Noix non salées - 3 kilos
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Galettes de riz - 6 paquets
- Biscuits - 8 paquets
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Serviettes - 300 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévois au moins un verre réutilisable, une assiette et une paire de couverts par invité, puis ajoute 10 % de marge pour les retours au buffet et les pertes.
Pour les boissons fraîches, refroidis-les plusieurs heures à l’avance dans les glacières. Garde les carafes et les thermos séparés afin de ne pas bloquer le service pendant la projection.
Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable et la sonorisation au moins 24 heures avant la soirée. Vérifie chaque câble HDMI, adaptateur, rallonge et multiprise avec les appareils réellement utilisés.
Installe le buffet sur une table distincte de la table d’accueil et de l’espace de projection. Prépare les plateaux, pinces de service, planches à découper et couteaux à pain avant l’arrivée des invités.
Prévois une clé USB contenant une copie de la vidéo et des présentations. Place aussi les poubelles, porte-manteaux et lampadaires avant l’ouverture : ces éléments sont souvent oubliés jusqu’au premier invité.

Questions fréquentes

Combien de verres et d’assiettes prévoir pour une soirée documentaire ?: Compte un verre et une assiette par personne, avec environ 10 % de réserve. Pour 30 invités, prévois donc 33 verres et 33 assiettes, ainsi que 33 jeux de couverts.
Quand refroidir les boissons pour la soirée ?: Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant le début, ou la veille si les glacières sont assez grandes. Garde quelques boissons hors de la glacière pour réapprovisionner sans ouvrir trop souvent.
Quel matériel vérifier avant une projection de documentaire ?: Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les haut-parleurs, le mixeur audio et les câbles au moins 24 heures avant. Prépare aussi les adaptateurs HDMI et une clé USB de secours le jour même.
Combien de multiprises et de rallonges faut-il prévoir ?: Prévois une multiprise par zone technique et au moins une rallonge supplémentaire. Pour une projection avec ordinateur, vidéoprojecteur et sonorisation, deux multiprises et deux rallonges constituent une base pratique à vérifier selon la salle.

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