Que faut-il acheter pour une soirée des sponsors ?

Une soirée des sponsors demande plus qu’un buffet et quelques bouteilles. Prévoyez la vaisselle pour chaque service, le mobilier d’accueil, le matériel du bar et les équipements nécessaires au maintien au chaud et au café. Cette liste vous aide à vérifier les achats avant l’installation, notamment les verres à champagne, les badges, les rallonges et les solutions de conservation. Comptez aussi le matériel de réserve pour éviter les ruptures pendant la soirée.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 6
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 6
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Verres à champagneqté 60
Cuillères à caféqté 60
Sets de couverts pour le dînerqté 60
Couverts de serviceqté 12
Distributeurs de serviettesqté 6

Cuisine

Plateaux de buffetqté 10
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Film plastique et boîtes de conservationqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plats de maintien au chaudqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Chemins de tableqté 6
Décorations de tableqté 12
Badges nominatifsqté 60
Cartes de menuqté 12
Panneau d’accueil
Bouquets de ballonsqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Bougies LEDqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Mini-quiches - 60 pièces
- Feuilletés fourrés - 60 pièces
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Céleri branche - 2 bottes
- Houmous - 1,5 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Olives - 1 kilo
- Noix mélangées - 1,5 kilo
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 4 pains
- Beurre doux - 500 grammes
- Beurre aux herbes - 500 grammes
- Salade mixte - 2,5 kilo
- Roquette - 500 grammes
- Concombre pour salade - 5 pièces
- Tomates cerises pour salade - 1 kilo
- Oignons rouges - 1 kilo
- Feta - 1 kilo
- Parmesan - 500 grammes
- Pommes de terre - 8 kilos
- Riz - 3 kilos
- Filet de poulet - 5 kilo
- Boulettes de légumes végétariennes - 3 kilo
- Mélange de légumes - 5 kilos
- Lait de coco - 6 canettes
- Tomates en dés - 8 boîtes
- Crème cuisine - 2 litres
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Huile d’olive - 2 litres
- Huile de tournesol - 1 litre
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 200 grammes
- Paprika en poudre - 100 grammes
- Poudre de curry - 100 grammes
- Herbes italiennes - 100 grammes
- Ail - 6 têtes
- Mayonnaise - 1 litre
- Ketchup - 1 litre
- Sauce à l'ail - 1 litre
- Sauce - 1,5 litre
- Pâtisseries de dessert - 60 portions
- Fruits frais - 5 kilos
- Crème chantilly - 2 liter
- Café - 2 kilo
- Thé - 100 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus d'orange - 6 litres
- Jus de pomme - 4 litres
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Cava - 8 bouteilles
- Bulles sans alcool - 4 bouteilles
- Glaçons - 15 kilos
- Piques à cocktail - 2 boîtes
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux

Conseils

Prévoyez au moins 1 assiette de dîner, 1 assiette à dessert et 1 jeu de couverts par invité, plus 10 % de réserve pour les pertes et les changements de dernière minute.
Comptez 2 verres à eau et 2 verres à vin par personne si le lavage n’est pas possible pendant la soirée. Pour le champagne, prévoyez 1 verre par invité et environ 10 % de rechange.
Réservez les boissons et les produits réfrigérés au plus tard 24 heures avant l’événement, puis mettez-les au frais dès leur récupération. Les glacières servent de solution de secours pendant l’installation.
Pour un buffet chaud, prévoyez des plats de maintien au chaud et des couverts de service distincts pour chaque préparation. Sortez aussi les plateaux, les planches et les couteaux avant l’arrivée des invités.
Testez le micro sans fil, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises au moins 2 heures avant l’ouverture. Gardez les câbles hors des zones de passage et vérifiez que chaque table dispose de ses badges et de son programme.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une soirée des sponsors ?: Prévoyez au minimum 2 verres à eau, 2 verres à vin et 1 verre à champagne par invité si aucun lavage n’est prévu. Ajoutez 10 % de réserve, soit 55 unités pour 50 invités dans chaque catégorie concernée.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les produits non périssables 2 à 3 jours avant la soirée. Récupérez les boissons et les produits réfrigérés le jour même ou au maximum 24 heures avant, puis conservez-les au frais.
Quelle quantité de vaisselle prévoir par invité ?: Comptez 1 assiette de dîner, 1 assiette à dessert, 1 jeu de couverts et 1 tasse à café par personne, avec 10 % de réserve. Pour 50 invités, prévoyez donc 55 pièces de chaque élément utilisé.
Quand vérifier le matériel de présentation et de sonorisation ?: Faites l’inventaire la veille et testez le micro, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifiez aussi les machines à café, les bouilloires et les plats de maintien au chaud.

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