Que prévoir pour une soirée des sponsors ?

Pour une soirée des sponsors, prévoyez à la fois l’accueil, le buffet, les boissons et le matériel de présentation. La vaisselle doit couvrir tous les invités, avec une marge pour les verres et les assiettes utilisés pendant plusieurs heures. Pensez aussi aux éléments souvent oubliés : badges, rallonges, multiprises et câbles de commande. Cette liste vous aide à faire les courses et à préparer la salle sans courir au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Nappesqté 10

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Couvertsqté 80
Assiettes de serviceqté 12
Petits bolsqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Pinces à saladeqté 8
Louchesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de commandeqté 3

Décoration

Ballonsqté 80
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 70

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de tableqté 8

Catering

Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Tonic - 2 bouteilles
- Jus d'orange - 4 briques
- Jus de pomme - 3 paquets
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Citrons - 12 pièces
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Mélange de noix - 2 kilo
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Fromage - 3 kilos
- Brie - 6 stuks
- Confiture de raisin - 2 pots
- Baguettes - 12 pièces
- Crackers - 8 paquets
- Houmous - 6 barquettes
- Beurre aux herbes - 6 barquettes
- Mini wraps - 120 pièces
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Roquette - 6 sacs
- Pâtes - 4 kilos
- Pesto - 6 pots
- Parmesan - 1 kilo
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade verte - 6 kilo
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Légumes grillés - 5 kilos
- Brochettes de poulet - 120 pièces
- Brochettes végétariennes - 40 pièces
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Sauce satay - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 boîte
- Poivre - 1 boîte
- Paprika en poudre - 1 pot
- Huile - 2 bouteilles
- Brownies - 80 pièces
- Mini-gâteaux - 80 pièces
- Crème fouettée - 6 bombes
- Glaçons - 20 kilos
- Serviettes - 200 pièces
- Pailles en papier - 100 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau et un verre à vin par invité, puis ajoutez 10 % de marge pour les échanges, les chutes et les verres laissés sur les tables.
Pour le buffet, comptez une assiette de dîner par personne, une assiette à dessert par personne et environ un petit bol pour 4 à 6 invités. Ajoutez des assiettes de service pour chaque plat.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée des invités. Gardez toutefois une partie des bouteilles à température ambiante si le réfrigérateur ne peut pas tout contenir.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et les microphones au moins 60 minutes avant le début. Vérifiez aussi que les rallonges et multiprises atteignent réellement les prises.
Préparez les badges nominatifs et installez la table d’accueil au moins 30 minutes avant l’ouverture. Prévoyez une pompe à ballons et les décorations avant l’arrivée du traiteur, afin de ne pas encombrer le buffet.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une soirée des sponsors ?: Prévoyez un verre à eau et un verre à vin par invité, plus une marge de 10 %. Pour 50 personnes, cela représente au moins 55 verres de chaque type si vous ne prévoyez pas de lavage pendant la soirée.
Quand mettre les boissons au frais pour la soirée ?: Mettez-les au frais 4 à 6 heures avant le début de la soirée. Si le volume est important, refroidissez d’abord les bouteilles qui seront servies à l’arrivée, puis le reste du stock.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un test complet au moins 60 minutes avant l’accueil des invités. Vérifiez l’image, le son, les microphones, les câbles de commande et la longueur des rallonges, pas seulement la mise sous tension.
Combien de temps avant préparer le buffet ?: Installez les tables de buffet et la vaisselle 45 à 60 minutes avant le service. Préparez les en-cas juste avant l’ouverture et gardez les aliments sensibles au frais jusqu’au dernier moment.

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