Sponsorenabend: Einkaufsliste und benötigte Ausstattung
Für einen Sponsorenabend brauchst du mehr als Getränke und Namensschilder. Plane Geschirr, Buffet-Zubehör, Kaffeeservice und Präsentationstechnik passend zur Zahl der Gäste ein. Bestelle das Catering erst, wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind, und prüfe Beamer, Mikrofone sowie Kabel mindestens einen Tag vorher. Die vollständige Liste hilft dir außerdem, Empfang, Raum und Buffet am Veranstaltungstag ohne Last-Minute-Einkäufe vorzubereiten.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- BuffetischeAnz. 3
- Empfangstisch
- TischdeckenAnz. 10
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 75
- DesserttellerAnz. 75
- KaffeetassenAnz. 70
- WassergläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertellerAnz. 12
- SchälchenAnz. 16
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- SchöpflöffelAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- SteuerkabelAnz. 3
Dekoration
- BallonsAnz. 80
- BallonpumpeAnz. 2
- GirlandenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- NamensschilderAnz. 70
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- TischlampenAnz. 8
Catering
- KühlboxenAnz. 4
- GetränkespenderAnz. 3
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Spa Blauw - 6 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Tonic - 2 Flaschen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Bier - 6 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Rosé - 4 Flaschen
- Sekt - 6 Flaschen
- Zitronen - 12 Stück
- Gurken - 6 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Knabbermix - 4 Tüten
- Oliven - 4 Gläser
- Käse - 3 Kilo
- Brie - 6 Stück
- Traubengelee - 2 Gläser
- Baguettes - 12 Stück
- Cracker - 8 Packungen
- Hummus - 6 Schalen
- Kräuterbutter - 6 Becher
- Miniwraps - 120 Stück
- Geräucherte Hähnchenbrust - 2 kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Rucola - 6 Beutel
- Nudeln - 4 Kilo
- Pesto - 6 Gläser
- Parmesan - 1 kilo
- Nudelsalat - 8 kilo
- Grüner Salat - 6 Kilo
- Kartoffelsalat - 6 Kilo
- Gegrilltes Gemüse - 5 Kilo
- Hähnchenspieße - 120 Stück
- Vegetarische Spieße - 40 Stück
- Knoblauchsoße - 3 Flaschen
- Satésauce - 3 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Salz - 1 Dose
- Pfeffer - 1 Dose
- Paprikapulver - 1 Glas
- Öl - 2 Flaschen
- Brownies - 80 Stück
- Mini-Gebäckstücke - 80 Stück
- Schlagsahne - 6 Sprühdosen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Servietten - 200 Stück
- Papierstrohhalme - 100 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 1 Rolle
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Müllsäcke - 30 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person ein Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Besteckset und ein Wasserglas ein. Für Wein- oder Sektempfang brauchst du zusätzlich mindestens ein Weinglas pro Gast; bei mehreren Getränkerunden sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll.
- Bestelle das Catering erst nach Ablauf der Anmeldefrist und gib die erfassten Ernährungswünsche gesammelt weiter. Rechne bei kurzfristigen Änderungen mit mindestens 5 bis 10 zusätzlichen Portionen, wenn die Gästezahl nicht vollständig feststeht.
- Für Kaffee und Tee solltest du mindestens eine Kaffeemaschine, einen Wasserkocher und eine Thermoskanne je 30 bis 40 Gäste einplanen. Stelle Kaffeetassen, Schälchen sowie Servier- und Schöpflöffel bereits vor dem Aufbau des Buffets bereit.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vor dem Sponsorenabend gemeinsam. Prüfe dabei auch Steuerkabel und Verlängerungskabel; ein Ersatzkabel verhindert, dass die Präsentation an der Stromversorgung scheitert.
- Richte den Empfangstisch mit Namensschildern und der Anmeldeliste mindestens 30 Minuten vor dem Einlass ein. Ballons, Tischdecken und Buffetische gehören ebenfalls vor Beginn an ihren Platz, damit während des Empfangs niemand noch Dekoration oder Mobiliar suchen muss.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für einen Sponsorenabend?
- Du brauchst Mobiliar für Empfang, Sitzplätze und Buffet, passendes Geschirr, Kaffeemaschinen, Thermoskannen, Küchenutensilien, Getränke sowie Präsentationstechnik. Plane die Mengen nach der bestätigten Gästezahl und ergänze bei Geschirr und Getränkegläsern etwa 10 bis 15 Prozent Reserve.
- Wie viel Geschirr brauche ich für einen Sponsorenabend?
- Rechne pro Gast mit einem Dinner-Teller, einem Dessertteller, einem Besteckset, einem Wasserglas und – falls Wein ausgeschenkt wird – einem Weinglas. Für Nachschub und Bruch solltest du je Geschirrart 10 Prozent zusätzliche Exemplare einplanen.
- Wann muss ich das Catering für den Sponsorenabend bestellen?
- Bestelle das Catering nach der Anmeldefrist, sobald Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche geprüft sind. Übermittle die finalen Angaben idealerweise 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung und kläre spätere Änderungen sofort mit dem Anbieter.
- Welche Technik brauche ich für einen Sponsorenabend?
- Für Präsentationen gehören Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, Steuerkabel und Verlängerungskabel auf die Einkaufsliste. Teste die komplette Verbindung mindestens 24 Stunden vorher und halte mindestens ein passendes Ersatzkabel bereit.
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