Que prévoir pour une soirée des poètes ?

Pour une soirée des poètes, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux en-cas. Il faut aussi prévoir de quoi servir le café, l’eau et les gâteaux, ainsi que le matériel nécessaire aux lectures et aux performances. Cette liste rassemble les éléments à acheter ou à emprunter pour accueillir le public et les intervenants dans de bonnes conditions. Vérifie les quantités après les inscriptions, surtout pour la vaisselle, le catering et les branchements électriques.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Table de livres
Portant de vestiaire

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 70
Assiettes à gâteauqté 70
Cuillères à caféqté 70
Saladiers de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Lecteur audio
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Décoration

Fond de scène
Nappesqté 8
Photophores sans bougieqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Crochets adhésifsqté 20
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 3

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilogrammes
- Thé noir - 100 sachets
- Tisane - 50 sachets
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre blanc - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Limonade citronnée - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Mini-pistolets - 80 pièces
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Houmous - 1 kilogramme
- Tapenade végétarienne - 750 gramme
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Roquette - 500 grammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Noix salées - 2 kilogrammes
- Chocolat noir - 1 kilogram
- Mini-biscuits - 4 kilogram
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Serviettes - 300 pièces
- Pailles en papier - 100 pièces
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Pains de glaceqté 12
Caisse
Terminal de paiement
Étiquettes de prixqté 20
Pichetsqté 6
Carafes d’eauqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Distributeurs de serviettesqté 3

Conseils

Prévois au minimum un verre à eau et une tasse par personne attendue, puis ajoute 10 % de marge pour éviter de laver la vaisselle pendant la soirée.
Pour le café, compte environ 2 tasses par personne sur une soirée de deux à trois heures. Prévois plusieurs machines à café, bouilloires et thermos si le public dépasse 30 personnes.
Ne réserve pas les microphones, pieds, câbles audio et multiprises la veille : vérifie leur disponibilité au moins 7 jours avant, puis teste chaque branchement le jour même.
Achète les en-cas après avoir recueilli les besoins alimentaires. Garde au moins 2 options sans allergènes clairement identifiées et sépare les ustensiles de service.
Les rallonges et multiprises sont souvent oubliées pour l’éclairage et la sonorisation. Prévois une multiprise par zone technique et des rallonges assez longues pour éviter les passages dans l’espace public.

Questions fréquentes

Combien de verres et de tasses faut-il pour une soirée des poètes ?: Compte un verre à eau et une tasse à café par invité, avec une réserve de 10 %. Pour 40 personnes, prévois donc environ 44 verres et 44 tasses, sans oublier les cuillères et les assiettes à gâteau.
Quelle quantité de café prévoir pour une soirée de poésie ?: Pour une soirée de deux à trois heures, prévois environ 2 tasses par personne. Pour 40 invités, cela représente environ 80 tasses, à répartir entre les machines à café et les thermos.
Quand faut-il réserver les microphones et la table de mixage ?: Réserve le matériel audio au moins 7 jours avant la soirée. Fais ensuite un test complet des microphones, pieds, câbles et branchements le jour de l’installation, idéalement 2 heures avant l’arrivée du public.
Que faut-il acheter pour servir les en-cas ?: Prévois des saladiers, plateaux, planches à découper, couteaux à pain et pinces de service, avec au moins un ustensile par plat. Prépare les achats après le recueil des allergies et des besoins alimentaires, au plus tard 3 jours avant l’événement.

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