Soirée des auteurs : la liste de courses complète

Une soirée des auteurs demande plus que des livres et des chaises. Il faut prévoir l’accueil, les lectures, la table de présentation, les boissons chaudes et le matériel qui permet à chaque voix d’être entendue. Cette liste regroupe les achats et équipements à réunir avant l’ouverture de la salle. Comptez les participants inscrits, ajoutez environ 10 % de marge pour la vaisselle et préparez les boissons avant l’arrivée des premiers invités.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Nappesqté 8
Table de prise de parole
Table de livresqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à théqté 70
Verres à eauqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Cuillères à caféqté 70
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 2
Conférencier
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Câble HDMI
Batteries externesqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 10
Cartes du programmeqté 80
Affichesqté 20
Panneaux d’orientationqté 8
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 10
Présentoirs à livresqté 6
Décoration de tableqté 8
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Bacs à vaisselleqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilogrammes
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Café décaféiné - 1 paquet
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 1 kilogramme
- Édulcorants - 1 boîte
- Miel - 1 pot
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Ginger beer - 3 bouteilles
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Jus de raisin - 3 bouteilles
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Noix salées - 3 sachets
- Olives - 3 bocaux
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 30 pièces
- Poires - 20 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Concombres - 4 pièces
- Carottes - 2 kilogrammes
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Fromage vegan - 500 grammes
- Baguettes - 10 pièces
- Crackers complets - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Mini-quiches - 120 pièces
- Feuilletés végétariens - 100 pièces
- Feuilletés vegan - 50 pièces
- Amuse-bouches sans gluten - 30 pièces
- Mini-cookies - 4 paquets
- Chocolat noir - 4 tablettes
- Citrons - 8 pièces
- Cannelle - 1 pot
- Poivre - 1 pot
- Sel - 1 pot
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 150 pièces
- Barquettes alimentaires - 100 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez un verre d’eau par personne et par heure, avec une dizaine de verres supplémentaires pour éviter de manquer pendant les lectures.
Pour le café et le thé, comptez deux tasses par personne si la soirée dure environ trois heures. Préparez une première tournée avant l’accueil et gardez de l’eau chaude en réserve dans les thermos.
Imprimez les programmes, les panneaux de parcours et les affiches au moins 24 heures à l’avance. Gardez 5 exemplaires supplémentaires du programme pour les inscriptions ou les changements de dernière minute.
Prévoyez un badge nominatif pour chaque auteur, plus 2 à 3 badges vierges. Placez-les près de l’entrée afin que les noms soient visibles avant le début des lectures.
Testez les microphones sans fil, l’ordinateur portable, le câble HDMI et les multiprises au moins 60 minutes avant l’ouverture. Une rallonge et une batterie externe de secours évitent de perdre du temps en cas de prise éloignée ou de batterie faible.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il pour une soirée des auteurs ?: Prévoyez au minimum un verre à eau par participant, puis ajoutez 10 % de marge. Pour 40 personnes, cela représente 44 verres à eau, sans compter les tasses à café et les verres à thé.
Que faut-il prévoir pour la table de livres ?: Prévoyez une table stable, une nappe et suffisamment d’espace pour les ouvrages présentés. Ajoutez des plateaux ou des supports si plusieurs auteurs doivent exposer leurs livres en même temps.
Quand préparer les badges et les programmes ?: Préparez les badges et imprimez les programmes au moins 24 heures avant la soirée. Conservez 2 à 3 badges vierges et environ 10 % de programmes en réserve pour les modifications ou les visiteurs non prévus.
Combien de temps faut-il pour tester le matériel technique ?: Réservez au moins 60 minutes avant l’ouverture pour tester les microphones, le conférencier, l’ordinateur, le câble HDMI et les branchements. Vérifiez chaque microphone depuis les places assises les plus éloignées.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.