Einkaufsliste für einen gelungenen Autorenabend

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person, darunter Wasser sowie Kaffee oder Tee. Kaufe bei 30 Gästen also etwa 60 bis 90 Getränkeportionen ein und berücksichtige zusätzlich die Vortragenden.
• Plane bei Snacks etwa 100 bis 150 Gramm pro Gast ein, wenn der Autorenabend zwei bis drei Stunden dauert. Schneide Brot oder Gebäck erst kurz vor Beginn und stelle Serviertabletts sowie Servierlöffel bereit.
• Halte pro Sitzplatz ein Wasserglas bereit und rechne bei Tassen, Teegläsern und Desserttellern mit mindestens 10 Prozent Reserve. Bei 40 Gästen solltest du daher etwa 44 Stück je benötigter Geschirrart einplanen.
• Prüfe die Technik spätestens am Vortag: Funkmikrofone, Lautsprecher, Mikrofonständer, Laptop und HDMI-Kabel müssen zusammenpassen. Lege außerdem zwei Verlängerungskabel und geladene Powerbanks bereit, damit ein fehlender Anschluss nicht den Beginn verzögert.
• Drucke Programmkarten, Wegweiser und Namensschilder mindestens zwei Tage vorher. Bestelle oder besorge zusätzlich einen Rednertisch, Büchertisch, Tischdecken und einen Kleiderständer, falls diese nicht am Veranstaltungsort vorhanden sind.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für einen Autorenabend?

Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person. Bei 30 Gästen sind das etwa 60 bis 90 Portionen; Wasser sollte zusätzlich jederzeit verfügbar sein.

Wie viele Snacks sollte ich für einen Autorenabend kaufen?

Rechne bei einer Veranstaltung von zwei bis drei Stunden mit 100 bis 150 Gramm Snacks pro Gast. Für 30 Personen brauchst du damit ungefähr 3 bis 4,5 Kilogramm, abhängig davon, ob eine vollständige Mahlzeit angeboten wird.

Welches Geschirr brauche ich für einen Autorenabend?

Für 40 Gäste solltest du etwa 44 Wassergläser, Kaffeetassen, Teegläser und Dessertteller einplanen, wenn du jeweils 10 Prozent Reserve möchtest. Ergänze Teelöffel und Servierlöffel entsprechend der Ausgabeform.

Wann sollte ich Technik und Drucksachen für den Autorenabend vorbereiten?

Prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Laptop, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Programmkarten, Wegweiser und Namensschilder sollten mindestens zwei Tage vor der Veranstaltung gedruckt sein.